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Zuweisung von Schulungen über Regeln

Die Regeln bilden die Basis dafür, welche Schulungen Schulungteilnehmer*innen angezeigt bekommen. Die Regeln in Privacysoft unterstützen nur das Hinzufügen von Schulungen. Es können also keine Ausschließenden-Regeln erstellt werden, welche zum Beispiel eine Schulung für eine Gruppe ausblendet. Eine Regel stellt immer eine Verknüpfung einer Zuweisungsebene mit einer Schulung dar. Zuteilung von Regeln

Zuweisungsebenen

Je nach Zuweisungsebene unterteilen sich die Regeln in 4 Arten:

  1. Mandant: Regel bezieht sich auf alle Schulungsteilnehmer*innen des Mandanten.
  2. Unternehmen: Regel bezieht sich auf alle Schulungsteilnehmer*innen eines Unternehmens.
  3. Gruppe: Regel bezieht sich auf alle Schulungsteilnehmer*innen, die Mitglied in einer Gruppe sind.
  4. Schulungsbenutzer: Regel bezieht sich auf einzelne Schulungsteilnehmer*innen.

Mandantenregel

Eine Mandanten-Regel gilt für alle Schulungsteilnehmer*innen im PRIVACYSOFT Mandanten. Falls Sie also die Mandanten-Regel “Schulung X” aktiviert haben, bekommt jeder der Teilnehmer*innen im Mandanten die “Schulung X” zugewiesen. Dies war bisher die einzige Regel in PRIVACYSOFT Training und nach der Umstellung auf PRIVACYSOFT Training 2.0 werden Sie zuerst eine Mandantenregel für Ihre Teilnehmer*innen vorliegen haben. Diese müssen Sie entfernen, wenn Sie mit den anderen spezifischeren Regeln die Schulungen Ihren Schulungsteilnehmer*innen zuweisen wollen. Regeln können immer dort eingerichtet werden, wo Sie auch greifen, Mandantenregeln können Sie also bei allen Schulungsteilnehmer*innen einrichten.

Unternehmensregel

Eine Unternehmens-Regel gilt für alle Schulungsteilnehmer*innen die dem Unternehmen zugeordnet sind, für das die Regel erstellt wird. Falls Sie also die Unternehmens-Regel “Schulung X” aktiviert haben, bekommt jeder der Teilnehmer*innen im Mandanten die “Schulung X” zugewiesen, der sich über den entsprechenden Unternehmens-Registrierungslink registriert hat, beim Import dem Unternehmen zugeordnet wurde oder manuell dem Unternehmen zugeordnet wurde.

Gruppenregel

Eine Gruppen-Regel gilt für alle Schulungsteilnehmer*innen im PRIVACYSOFT Mandanten die derjenigen Gruppe angehören. Dadurch können Sie auch innerhalb eines Unternehmens Zielgruppen für verschiedene Schulungstypen einrichten. Benutzerinnen und Benutzer können dabei mehereren Gruppen zugehören.

Benutzerregel

Die einfachste Regel ist die Benutzer-Regel, diese weist nur der Benutzerin oder dem Benutzer eine Regel zu.

Eigenschaften von Regeln

Jede Regel hat mindestens ein Anfangsdatum, ab wann diese gültig sein kann. Dieses ist beim Erstellen einer Regel automatisch auf das aktuelle Datum eingestellt. Es kann optional ein Enddatum für die Regel festgelegt werden. Vor dem Startdatum und nach dem Enddatum wird die Regel als archiviert angezeigt und es findet keine Schulungszuweisung basierend darauf statt. Regeln können auch manuell auf archiviert gesetzt werden, dann sind sie sofort ungültig und es werden keine Schulungen basierend auf diesen Regeln zugewiesen.

Anlage von Regeln

Regeln lassen sich aus der Benutzer- und Gruppendetailansicht heraus anlegen. Benutzerspezifische Regeln lassen sich nur aus dem jeweiligen Benutzer heraus anlegen. Für gruppenspezifische Regeln gilt dasselbe, sie lassen sich nur aus der Gruppen heraus anlegen. Regeln für Unternehmen lassen jedoch aus beiden Detailansichten heraus anlegen, unabhängig davon, ob der Benutzer oder die Gruppe dem Unternehmen zugeordnet ist.

Hinweis

Die Detailansichten enthalten immer nur diejenigen Regeln, welche für den Account / Gruppe relevant sind. Es werden also beispielsweise keine Regeln für andere Schulungsteilnehmer*innen aufgelistet.

Schulungsteilnehmer*innen können Schulungen über verschiedene Regeln zugewiesen bekommen. Sie bekommen die Schulung solange angezeigt, bis keine aktive Regel mehr auf sie zutrifft.