Gruppenverwaltung¶

Schulungsgruppen sollen die Schulungszuweisung und Verwaltung einer großen Anzahl von Schulungsteilnehmenden vereinfachen. Die Idee ist dabei ist, Teilnehmende mit gleichem Schulungsziel/-bedarf in einer Gruppe zusammenzufassen. In der Schulungskoordination können Sie im Kachelmenü in den Bereich Gruppen wechseln.

Beispiel

Beispiel: Alle Vertriebsmitarbeitenden eines Mandanten werden unternehmensübergreifend der Vertriebs-Schulungsgruppe zugewiesen. Diese Gruppe enthält über eine Gruppenzuweisung die Zuordnung zur Schulung “Datenschutz im Vertrieb”.

Schulungsteilnehmende können dabei verschiedenen Schulungsgruppen zugeordnet werden. Auch wenn ein Schulungsteilnehmender mehreren Schulungsgruppen zugeordnet ist, müssen Teilnehmende die Schulung selbstverständlich nur einmal erfolgreich absolvieren.

Zuweisung von Schulungsgruppen¶

Die Zuweisung von Schulungsteilnehmenden zu einer Schulungsgruppe kann entweder automatisch bei der Selbstregistrierung beziehungsweise per CSV-Import geschehen oder manuell über die Detailansicht der Schulungsteilnehmenden erfolgen.

Anlegen einer Schulungsgruppe¶

Das Anlegen einer Gruppe kann sowohl über die “Gruppenübersicht” als auch direkt bei der Gruppenzuweisung der Schulungsteilnehmenden erfolgen.

Beim Anlegen von Gruppen sollten die Felder Titel und Beschreibung kurz und verständlich das Ziel der Gruppe erklären. Das System macht hier keine Vorgaben.

Info

Gruppen, die keinem Unternehmen zugeordnet sind, können mit Personen aus verschiedenen Unternehmen kombiniert werden. Solche Gruppen können jedoch nur von Administratoren erstellt und verwaltet werden. Die Koordinatoren müssen die Gruppen den von ihnen betreuten Unternehmen zuordnen. Nähere Informationen zu den Rollen und ihren jeweiligen Berechtigungen finden Sie unter der Rollenübersicht

Export von Schulungsgruppen¶

Der Fortschritt der Schulungsgruppe kann über die zur Verfügung stehenden Reportingmöglichkeiten kontrolliert werden. Alle Ergebnisse der Personen, die zur Trainingsgruppe gehören, können hier eingesehen werden. Wählen Sie dafür zunächst die Schulungsgruppe aus, dereren Ergebnisse sie abrufen möchten.

Gehen Sie rechts oben auf den Button um Reportmöglichkei auszuwählen.

Derzeit werden drei Ausgabeformate des Reports angeboten:

Export(pdf): Erzeugt ein PDF-Dokument.
Export(xlsx): Generiert ein Excel-Dokument mit zwei Tabellen, eine als Matrix (Schulungen in Spalten) und einmal als Liste (Schulungen in Zeilen).
Export (zip): Gesammelt als zip-Dokument.

Für die weitere Bearbeitung empfehlen wir die Verwendung des Excel-Exports, da dieser die einfachste Möglichkeit bietet, den Report nach eigenen Wünschen weiter zu individualisieren.