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Einstieg in die Administration

Der Einstieg zur Schulungsadministration lässt sich in zwei Fälle einteilen.

Fall 1: Der Einstieg zur Schulungsadministration lässt sich als Schulungskoordinator*in über das Benutzermenü rechts oben finden und führt dann direkt über den Reiter "Schulungs-Koordination" zur Übersicht der aktuellen Schulungsteilnehmer*innen.

Fall 2: Der Einstieg zur Schulungsadministration lässt sich als Administrator*in ebenfalls durch das Benutzermenü, über den Reiter "Administration" finden. Dieser führt dann jedoch erst in die Administrationsübersicht aus der man dann über das Symbol mit dem Hut zur Schulungsadministration gelangt.

Schulungsadministration

Grundlegend sind die Ansichten in der Schulungsadministration immer gleich aufgebaut. In der obersten Zeile befindet sich das Menü, über welches die Ansichten umgeschaltet werden können, zu anderen Bereichen gewechselt werden kann oder Assistenten zur Bearbeitung oder Anlage aufgerufen werden können. Generell starten die Ansichten (Schulungsteilnehmer*innen, Gruppen, Schulungen) mit einer Auflistung der aktiven Elemente. Über das Menü kann auf die Ansicht der archivierten Elemente umgeschaltet werden.

Schulungsteilnehmer*innen

Die Ansicht der Schulungsteilnehmer*innen ist wie bereits beschrieben der Einstiegs- punkt in die Schulungsadministration. Von hier aus kann zu allen anderen Bereichen navigiert werden, ebenso können hier neue Schulungsteilnehmer*innen angelegt und Reports über die erfolgten Schulungen erstellt werden. Die aufgelisteten Teilnehmer*innen können über das Eingabefeld auf der rechten Seite gefiltert werden. Der Filter wird hierbei auf alle angezeigten Felder ausgeführt.

Anlage von Schulungsteilnehmer*innen

Schulungsteilnehmer*innen können auf drei Wegen angelegt werden:

  1. Die manuelle Anlage der Schulungs-Administrator*innen/Koordinator*innen
  2. Ein Import der Daten über einen CSV-Import
  3. Eine Selbstregistrierung der Schulungsteilnehmer*innen über einen Registrierungs-Link

Sowohl bei der manuellen Anlage als auch beim Import der Schulungsteilnehmer*innen haben die Teilnehmer*innen nach der Anlage noch kein Passwort hinterlegt. Wenn die Schulungsteilnehmer*innen ihren Anmeldenamen kennen, können sie jedoch selbst die “Passwort vergessen” Funktion nutzen. Beim Import per CSV ist der Anmeldename gleich der E-Mail-Adresse.

Auch bei einem CSV-Import ist direkt eine Zuweisung des gesamten Imports in eine Schulungsgruppe möglich. Bei der manuellen Anlage ist dies für alle Teilnehmer*innen einzeln zu erledigen.

Nur bei der Selbstregistrierung vergeben die Schulungsteilnehmer*innen sich sofort das Passwort selbst. Auch hier ist eine gruppenspezifische Registrierung möglich, denn die Registrierungslinks können direkt für Gruppen erstellt werden.

Die manuelle Anlage eines Schulungsteilnehmer ist über das Kachelsymbol links oben zu starten.

Schulungsteilnehmer*innen sind mindestens definiert über den Anmeldenamen, Vornamen und Nachnamen. Der Anmeldename muss dabei eindeutig im Bereich des Mandanten sein. Dies betrifft auch archivierte Teilnehmer*innen. Es ist also nicht möglich einen Account zu archivieren und mit demselben Anmeldenamen einen neuen aktiven Account anzulegen.

Info

Die Angabe einer E-Mail-Adresse wird dringend empfohlen, da nur mit dieser die Schulungsteilnehmer*innen die Möglichkeit haben, die “Passwort vergessen” Funktion bei der Anmeldung zu nutzen. Für E-Mail-Adressen gilt dasselbe wie für Anmeldenamen: Es kann nur einen Account pro E-Mail-Adresse geben.

Schulungszuweisung

Um den angelegten Schulungsteilnehmer*innen eine Schulung zuzuweisen, muss eine Regel erstellt werden. Näheres dazu im Abschnitt Regeln.

Im Video sehen Sie die Anlage einer Schulungsteilnehmerin die anschließend eine Datenschutzschulung durch eine Schulungsbenutzerregel zugewiesen bekommt.

Erklärung der Felder bei einer Neuanlage

  • Der Status bestimmt primär darüber, ob man sich am Schulungsportal anmelden (aktiv) kann oder nicht (archiviert).
  • Die ausgewählte Sprache bestimmt, in welcher Sprache das Trainingsportal angezeigt wird. Es hat aktuell keinen Bezug zu der Sprache der Schulungen. Falls keine Sprache gewählt wird, entscheidet die Spracheinstellung des Browsers darüber, in welcher Sprache das Trainingsportal angezeigt wird. Falls keine Übereinstimmung mit unterstützten Sprachen vorhanden ist, wird Deutsch benutzt.
  • Das Feld Unternehmen ist die einzige Eingabe, welche nicht durch die Schulungsteilnehmer*innen geändert werden kann. Ohne die Festlegung eines Unternehmens, können die Teilnehmer*innen im Report nicht nach Unternehmen unterschieden werden.

Schulungsteilnehmer*innen Detailansicht

Von der Übersicht der Schulungsteilnehmer*innen kann durch Klick auf einen Eintrag zur Detailansicht gewechselt werden. In der Detailansicht sind die Profildaten der Teilnehmer*innen, die zugewiesenen Schulungsgruppen, die aktuell aktiven Schulungen, sowie die betreffenden Regeln zur Schulungszuweisung gelistet. Über das Menü kann zum Bearbeitungsassistenten gewechselt, oder ein neues Passwort für die teilnehmende Person gesetzt werden. Es kann hier auch eine E-Mail an die Person gesendet werden, damit das Passwort selbst vergeben werden kann.