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VV

Im VV-Modul können Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO erstellen und verwalten. Zum VV-Modul gelangen Sie über das Seitenmenü oder im Abschnitt der VV-Übersicht.

Anlage

Eine Neuanlage können Sie über den [+] Button vornehmen.

Im ersten Schritt des Anlage-Assistenten wählen Sie die Vorlage der Verarbeitung. Für eine individuelle neue VV wählen Sie nun eine Standardvorlage, um eine neue Verarbeitung zu erfassen: "DSGVO Verarbeitungstätigkeiten | Standard auf Deutsch (#13v10 - empfohlen" Für diese haben Sie die Wahl zwischen der deutschen, englischen und französischen Version. Es stehen Ihnen auch einige ausgefüllte Muster-Vorlagen zu bestimmten Verarbeitungen zur Verfügung, die nur noch an die internen Prozesse angepasst werden müssen.

Im nächsten Schritt können Sie die Bezeichnung, die Abteilung und den zuständigen Kontakt der Verarbeitung festlegen.

Warnung

Wenn Sie eine neue Abteilung im Zuge der Anlage einer Verarbeitungstätigkeit erstellen, wird diese zwar Ihrem Benutzer automatisch zugeordnet, aber um Objekte dieser Abteilung sehen zu können, müssen Sie die Abteilung zuerst im Filter aktivieren.

Die Verarbeitung ist nun angelegt und Sie können die Beschreibung, den Zweck etc. ausfüllen.

Bewertung einer VV

Um eine Verarbeitungstätigkeit zu bewerten führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Klicken Sie zuerst auf das Daumen-Symbol in der Zeile der Strukturdaten.

  1. Dort wählen Sie den gewüschten Gesamtstatus aus, Sie haben die Wahl zwischen.

    1. In Ordnung
    2. Kritisch
    3. Ungültig

  1. Nach dem Abschluss mit [Speichern|Dokument] hat das Dokument den gewählten Bewertungsstatus.

VV löschen/archivieren

Verarbeitungen können nicht gelöscht aber archiviert werden. Gehen Sie dazu in die Bearbeitung (Stift-Symbol) und stellen Sie dort den Dokumentenstatus von "aktiv" auf "archiviert".

Anlage einer Datenschutzfolgenabschätzung

Wenn Sie bei Punkt 13 in der Risikoeinschätzung zu einen kiritischen Wert (rot) erreichen oder die Verarbeitung auf der Blacklist der Aufsichtsbehörden steht, muss eine Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt werden. Die Anlage starten Sie über das DSFA Symbol oben rechts:

Weitere Einzelheiten zur Anlage einer DSFA finden Sie im im Abschnitt der Datenschutzfolgenabschätzung.

Sichtbarkeit - Auffindbarkeit

Wenn Sie Ihre VV nicht finden und auch in der Liste nicht sehen können liegt es sehr wahrscheinlich an den Filtereinstellungen, näheres dazu in unserem Kapitel Filter.

Zusatzwerte für das Modul VV

Sie haben die Möglichkeit ihre Verarbeitungstätigkeit mit weiteren Daten anzureichen, bzw. zu verknüpfen.

Einstiegspunkt dieser sogenannten Zusatzwerte ist das dunkelgraue Button-Feld:

Hier finden Sie die Symbolen für Schlagwörter, Anhänge, Verknüpfungen und Kommentare. Auf Ebene der Dokumente werden die Schlagworte unterhalb des Button-Feldes dargestellt, auf Fragenebene kommt das gleiche Button-Feld, jedoch zusätzlich mit einem Button für die Schlagworte zum Einsatz.

Reporting

Einen Report über eine, oder mehrere VVs können Sie sich über den Berichtsassistenten ausgeben lassen.