VV¶

Im VV-Modul können Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO erstellen und verwalten. Sie gelangen zum VV-Modul entweder über das Seitenmenü oder im Abschnitt der VV-Übersicht.

Anlage¶

Sie können einen neuen Eintrag erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche [+] klicken.

Im ersten Schritt des Anlage-Assistenten wählen Sie die Vorlage für die Verarbeitung. Wenn Sie eine individuelle neue Verarbeitung erstellen möchten, wählen Sie eine Standardvorlage aus. Hierfür haben Sie die Wahl zwischen der deutschen, englischen und französischen Version der 'DSGVO Verarbeitungstätigkeiten | Standard auf Deutsch (#13v10 - empfohlen)'. Es stehen auch Muster-Vorlagen für bestimmte Verarbeitungen zur Verfügung. Diese müssen nur noch an die internen Prozesse angepasst werden.

Im nächsten Schritt können Sie die Bezeichnung, die Abteilung und den zuständigen Kontakt der Verarbeitung festlegen.

Die Verarbeitung ist nun angelegt und Sie können die Beschreibung, den Zweck etc. ausfüllen.

Bewertung einer VV¶

Die Bewertung aller Dokumente in Privacysoft, einschließlich der VVs, kann nur von einer Person mit der Benutzerrolle DSB durchgeführt werden. Um eine Verarbeitungstätigkeit zu bewerten, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

Klicken Sie zuerst auf das Daumen-Symbol in der Zeile der Strukturdaten.

Dort wählen Sie den gewüschten Gesamtstatus aus, Sie haben die Wahl zwischen:

Unvollständig
In Ordnung
Ungültig
Unbekannt

Nach dem Abschluss mit [Speichern|Dokument] hat das Dokument den gewählten Bewertungsstatus.

VV löschen/archivieren¶

Verarbeitungen können nicht gelöscht aber archiviert werden. Es können jedoch Dateien die zu VVs oder anderen Dokumenten in PRIVACYSOFT hochgeladen worden sind endgültig gelöscht werden, mehr dazu unter Anhänge.

Für eine Archivierung gehen Sie in den Bearbeitungsmodus über das Dreipunktmenü in der Listenansicht oder im Dokument selbst über das (Stift-Symbol):

und stellen Sie dort den Dokumentenstatus von "aktiv" auf "archiviert".

VV kopieren¶

Um eine Verarbeitungstätigkeit zu kopieren führen Sie folgende Schritte durch:

Starten Sie im VV Modul. Dort können Sie in Ihrer Liste der Verarbeitungstätigkeiten bei der zu kopierenden Verarbeitungstätigkeit auf das Drei-Punkte-Smybol klicken und anschließend die Option “Kopieren” wählen.
Geben Sie der Kopie eine Bezeichnung und klicken Sie auf weiter.
Wählen Sie nun die Abteilung und die jeweiligen Zuständigen der Verarbeitungstätigkeit, klicken Sie erneut auf weiter.
Bevor Sie auf Speichern klicken, müssen Sie noch wählen, ob die Erstellerin oder der Ersteller des Originaldokuments beibehalten werden soll.

Anlage einer Datenschutzfolgenabschätzung¶

Wenn Sie in der Risikoeinschätzung bei Punkt 13 einen kritischen Wert (rot) erreichen oder die Verarbeitung auf der Blacklist der Aufsichtsbehörden steht, müssen Sie eine Datenschutzfolgenabschätzung durchführen. Um die Anlage zu starten, klicken Sie auf das DSFA-Symbol oben rechts.

Weitere Einzelheiten zur Anlage einer DSFA finden Sie im Abschnitt der Datenschutzfolgenabschätzung.

Sichtbarkeit - Auffindbarkeit¶

Wenn Sie Ihre VV nicht finden und auch in der Liste nicht sehen können liegt es sehr wahrscheinlich an den Filtereinstellungen, näheres dazu in unserem Kapitel Filter.

Zusatzwerte für das Modul VV¶

Sie haben die Möglichkeit ihre Verarbeitungstätigkeit mit weiteren Daten anzureichen, bzw. zu verknüpfen.

Einstiegspunkt dieser sogenannten Zusatzwerte ist das dunkelgraue Button-Feld:

Hier sind die Symbole für Schlagwörter, Anhänge, Verknüpfungen und Kommentare. Schlagworte werden auf Dokumentebene unterhalb des Button-Feldes dargestellt. Auf Fragenebene wird das gleiche Button-Feld verwendet, jedoch mit einem zusätzlichen Button für Schlagworte.

Reporting¶

Einen Report über eine oder mehrere VVs können Sie sich über den Berichtsassistenten ausgeben lassen.