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TOM

Zum TOM-Modul gelangen Sie über das Seitenmenü oder im Abschnitt der TOM-Übersicht.

Anlage

Im ersten Schritt können Sie auswählen für welches Unternehmen der TOM-Fragebogen angelegt werden soll und die Vorlage des Fragebogens auswählen. Dabei stehen Ihnen der Fragebogen "kurz" (45 Fragen), "mittel" (128 Fragen) und "lang" (379 Fragen) in deutsch und english zur Verfügung. Neu ist außerdem der Fragebogen "TOM Selbst-Check empfohlen" (232 Fragen) der sich nach der Good Pratice Vorlage des Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht richtet. Außerdem können Sie hier den Freigabestatus, den Dokumentenstatus und den Gültigkeitszeitraum festlegen.

Im nächsten Schritt können Sie die Bezeichnung des TOM-Fragebogens festlegen, sowie die zugehörige Abteilung und den zuständigen Kontakt bestimmen. Mit Speichern | Beenden wird der TOM-Fragebogen angelegt und Sie können die Fragen beantworten und bewerten, sofern Ihr Benutzer der ensprechenden Rechtegruppe zugeordnet ist.

Sobald der TOM-Fragebogen angelegt wurde, können Sie die Fragen beantworten. Klicken Sie auf die Fragen um die Beantwortung zu starten. Für die Datenschutzbeauftragten ist hier ein Feld zur Bewertung mit Freitextfeld hinterlegt.

Hinweis

Falls ein gerade angelegtes TOM-Modul nicht aufgelistet wird sollten Sie zunächst die Filter Einstellungen kontrollieren. Hier sollte die Abteilung, in der soeben das TOM-Modul angelegt wurde aktiviert sein.

Bewertung einer TOM

Um eine TOM zu bewerten führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Klicken Sie zuerst auf das Daumen-Symbol in der Zeile der Strukturdaten.

  1. Dort wählen Sie den gewüschten Gesamtstatus aus, Sie haben die Wahl zwischen.

  2. In Ordnung

  3. Kritisch
  4. Ungültig

  1. Nach dem Abschluss mit [Speichern|Dokument] hat das Dokument den gewählten Bewertungsstatus.

Sichtbarkeit - Auffindbarkeit

Wenn Sie Ihren TOM-Fragebogen nicht finden und auch in der Liste nicht sehen können liegt es sehr wahrscheinlich an den Filtereinstellungen, näheres dazu in unserem Kapitel Filter.

Reporting

Einen Report über eine, oder mehrere TOMs, können Sie sich über den Berichtsassistenten ausgeben lassen.