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SUB

Einrichten einer Meldungsmöglichkeit

Im Submission-Modul können Sie Meldungen einrichten, so dass Personen ohne eigenen Benutzerzugang in Privacysoft Verarbeitungen, ACC-Durchführunge (wie z.B. Datenpannen) oder sonstige Anfragen an den DSB einstellen können. Um in das Modul zu gelangen gehen Sie im Seitenmenü auf SUB.

Damit gelangen Sie zur Übersichtsseite, dort sind natürlich noch keine Meldungen eingegangen, falls diese noch nicht eingerichtet sind. Im folgenden wird erklärt, wie Sie diese Meldungen einrichten können.

Über Freigaben (1) können Sie eine Meldungsmöglichkeit einrichten:

Über (2) können Sie einstellen zu welchen Modulen die eingegangenen Meldungen angezeigt werden.

Um eine neue Meldung einzurichten gehen Sie rechts auf den [+] Button.

Im ersten Schritt des Anlageassistenten können Sie das Unternehmen des Mandanten auswählen, für das Sie eine Meldung einichten wollen.

Im zweiten Schritt können Sie die Bezeichnung der Meldung festlegen. Ebenso können Sie eine Sortierungsnummer eingeben, damit Sie die Reihenfolge der Anzeige bei mehreren Meldungsmöglichkeiten bestimmen können. Welche Art der Meldung Sie erstellen, hängt nun von dem ausgewählten Referenz Dokument aus. Um eine Verarbeitungstätigkeit melden zu können, wählen Sie beispielweise die Vorlage: DSGVO Verarbeitungstätigkeiten / Standard auf Deutsch (#13v9-empfohlen). Auch vorausgefüllte Vorlagen, wie der Netzwerkschutz können ausgewählt werden, wenn Sie diese Verarbeitungen gezielt melden lassen wollen. Um Durchführungen und Maßnahmen im ACC-Modul melden zu können, müssen diese zuerst im ACC-Modul angelegt sein. Eine Anlage einer "Anfrage an den DSB" können sie ebenfalls auswählen.

Sobald Sie die erste Meldungsmöglichkeit eingerichtet haben erscheint auf der Seite der Strukturdaten der Meldungs-Link. Die Strukturdaten können Sie über das Benutzermenü öffnen: Dort sehen Sie den Link unter dem zugehörigen Unternehmen. Diesen Link können nun auch Personen ohne Benutzerzugang zu PRIVACYSOFT aufrufen, wie dies aussieht sehen Sie darunter.

Meldung durchführen

Im Meldungslink kann ausgewählt werden, was an den DSB gemeldet werden soll. In diesem Fall haben wir die Meldung einer Verarbeitungstätigkeit ausgewählt. Die Kontaktdaten der meldenden Person müssen dabei auch angegeben werden.

Im nächsten Schritt kann man die Verarbeitung beschreiben und diese mit einer kurzen Nachricht an den DSB melden.

Wenn eine Meldung eingegangen ist, wird der DSB, d.h. der Kontakt im PRIVACYSOFT, der die Funktion Datenschutzbeauftragter oder ext. Datenschutzbeauftragter besitzt mit einer E-Mail benachrichtigt. Am besten Sie testen die Meldung einmal bevor Sie den Meldungslink weitergeben, da E-Mail Benachrichtigungen aus PRIVACYSOFT in manchen E-Mail Programmen automatisch im Spam-Ordner landen.

Meldungen freischalten

Eine eingegangene Meldung wird dan im Submission-Modul angezeigt. Auf der Startseite sehen Sie dabei die Meldungen von Verarbeitungen. Für weitere Meldungen wechseln Sie bitte in die zuständigen Reiter (siehe Pfeil). Um die gemeldete Verarbeitung im Verzeichnis von Verarbeitungen zu dokumentieren, klicken Sie auf die entsprechende Meldung.

Wenn Sie nun auf die Meldung geklickt haben können Sie den Inhalt nochmals überprüfen und entweder über (VV anlegen) im Verzeichnis der Verarbeitungen anlegen oder die gemeldete Verarbeitung löschen. (Verwerfen).