SUB¶

Einrichten einer Meldungsmöglichkeit¶

Im Submission-Modul können Sie Meldungen einrichten. Personen ohne eigenen Benutzerzugang in Privacysoft können Verarbeitungen, ACC-Durchführungen (wie z.B. Datenpannen) oder sonstige Anfragen an den DSB einstellen. Um in das Modul zu gelangen, gehen Sie im Seitenmenü auf SUB.

Um zur Übersichtsseite zu gelangen, folgen Sie diesen Schritten. Da noch keine Meldungen eingegangen sind, müssen Sie diese zunächst einrichten. Im Folgenden wird erklärt, wie Sie dies tun können.

Über Freigaben (1) können Sie eine Meldungsmöglichkeit einrichten:

Über (2) können Sie einstellen zu welchen Modulen die eingegangenen Meldungen angezeigt werden.

Um eine neue Meldung einzurichten gehen Sie rechts auf den [+] Button.

Im ersten Schritt des Vermittlungsassistenten können Sie das Unternehmen des Auftraggebers auswählen, für das Sie eine Meldung erstellen möchten.

Im zweiten Schritt können Sie die Bezeichnung der Meldung festlegen. Außerdem können Sie eine Sortierungsnummer eingeben, um die Reihenfolge der Anzeige bei mehreren Meldungsmöglichkeiten zu bestimmen. Die Art der Meldung hängt vom ausgewählten Referenzdokument ab. Um eine Verarbeitungstätigkeit zu melden, wählen Sie beispielsweise die Vorlage 'DSGVO Verarbeitungstätigkeiten / Standard auf Deutsch (#13v9-empfohlen)'. Auch vorausgefüllte Vorlagen wie der Netzwerkschutz können ausgewählt werden, wenn Sie diese Verarbeitungen gezielt melden lassen möchten. Um Durchführungen und Maßnahmen im ACC-Modul melden zu können, müssen diese zuerst im ACC-Modul angelegt werden. Sie können auch eine 'Anfrage an den DSB' auswählen.

Meldungs-Link (SUB Link)¶

Sobald Sie die erste Meldungsmöglichkeit eingerichtet haben, erscheint auf der Seite der Strukturdaten der Meldungs-Link. Sie können die Strukturdaten über das Benutzermenü öffnen. Dort sehen Sie den Link unter dem zugehörigen Unternehmen. Ein Beispiel dafür sehen Sie unten. Personen ohne Benutzerzugang zu PRIVACYSOFT können diesen Link ebenfalls aufrufen.

Meldung durchführen¶

Im Meldungslink kann man auswählen, was an den DSB gemeldet werden soll. In diesem Fall haben wir die Meldung einer Verarbeitungstätigkeit ausgewählt. Dabei müssen auch die Kontaktdaten der meldenden Person angegeben werden.

Im nächsten Schritt kann man die Verarbeitung beschreiben und diese mit einer kurzen Nachricht an den DSB melden.

Der behördliche Datenschutzbeauftragte (DSB) oder der stellvertretende DSB bei PRIVACYSOFT, der für den Datenschutz zuständig ist, wird per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Meldung eingegangen ist. Es wird empfohlen, die Nachricht zu testen, bevor der Link zur Nachricht weitergegeben wird, da E-Mail-Benachrichtigungen von PRIVACYSOFT bei einigen E-Mail-Programmen im Spam-Ordner landen können.

Meldungen freischalten¶

Eine erhaltene Benachrichtigung wird im Einreichungsmodul angezeigt. Sie sehen die Behandlungsmitteilungen auf der Startseite. Für weitere Meldungen wechseln Sie bitte zu den zuständigen Registern (siehe Pfeil). Klicken Sie auf die entsprechende Meldung, um die gemeldete Verarbeitung im Behandlungsregister zu dokumentieren.

Nachdem Sie auf die Meldung geklickt haben, können Sie den Inhalt überprüfen und entweder im Verzeichnis der Verarbeitungen unter (VV anlegen) anlegen oder die gemeldete Verarbeitung löschen (Verwerfen).