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AV

Im AV-Modul können Sie abgeschlossene und künftige Auftragsdatenverarbeitungsverträge dokumentieren und prüfen.

Sie können sich außerdem für Audits oder Kontrollen der Aufsichtsbehörden eine Übersicht der Auftragsdatenverarbeitungsverhältnisse (Report-Funktion) erstellen.

Zum AV-Modul gelangen Sie über das Seitenmenü oder im Abschnitt der AV-Übersicht.

Anlage mit Vorlage: AV-Kurzliste

Eine Neuanlage können Sie über den [+] Button vornehmen.

Im ersten Schritt wählen Sie die Neuanlage per Vorlage und gehen mit [Weiter] zum nächsten Schritt des Anlageassistenten.

Falls Sie ihre AV-Verträge nur zu Dokumentation, Prüfung und Reporting im AV-Modul hinterlegen wollen, nutzen Sie die AV-Kurzliste. Wenn Sie das AV-Modul auch zur Generierung von AV-Inhalten nutzen wollen, nutzen Sie bitte die GDD-Vorlage.

Im zweiten Schritt des Anlageassistenten wählen Sie das Auftraggeber-Unternehmen, dies kann sowohl ein internes, als auch ein externes Unternehmen sein. Wenn Sie ein neues externes Unternehmen anlegen müssen, können Sie das über den [+]-Button tun.

Im nächsten Schritt wählen Sie die zuständige Abteilung aus.

Hinweis

Falls Sie ein externes Unternehmen, als Auftraggeber, gewählt haben entfällt dieser Schritt.

Nun wählen Sie noch das Auftragnehmer-Unternehmen aus, die kann wieder ein externes oder ein internes Unternehmen sein. Wenn Sie ein neues externes Unternehmen anlegen müssen, können Sie das über den [+]-Button tun.

Hinweis

Falls Sie mehrere Unternehmen in Ihren Mandanten verwalten und einen AV-Vertrag zwischen zwei internen Unternehmen anlegen, wird dieser nach der Anlage in beiden Unternehmen angezeigt.

Im letzten Schritt können Sie die Strukturdaten der AV bearbeiten.

Hinweis

Falls eine gerade angelegtes AV-Modul nicht aufgelistet wird sollten Sie zunächst die Filter Einstellungen kontrollieren. Hier sollte die Abteilung, in der soeben das AV-Modul angelegt wurde aktiviert sein.

Anlage mit Vorlage: AV nach GDD

Wenn Sie das AV-Modul zur Generierung einer Auftragsdatenverarbeitung nutzen wollen, können Sie die Vorlage "AV-Vorlage nach GDD-Muster" nutzen. Hier können Sie sich einen AV-Vertrag Schritt für Schritt, nach der Mustervorlage der "Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V." (GDD), erstellen. Diese Muster stehen in den Sprachen deutsch, englisch und französich zur Verfügung.

Nach Anlage der AV arbeiten Sie die 13 Punkte durch, indem Sie die Vorgaben an die eigenen Vertragsinhalte anpassen. Beachten Sie dabei nicht nur die auszuwählenden Inhalte, sondern auch die Textfelder, damit Sie nach Abschluss keine vorformulierten Musterangaben in den fertigen Inhalten übrig haben.

Hinweis

Falls eine gerade angelegte AV-Modul nicht aufgelistet wird sollten Sie zunächst die Filter Einstellungen kontrollieren. Hier sollte die Abteilung, in der soeben das AV-Modul angelegt wurde aktiviert sein.

Bewertung einer AV

Um eine Auftragsdatenverarbeitung zu bewerten führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Klicken Sie zuerst auf das Daumen-Symbol in der Zeile der Strukturdaten.

  1. Dort wählen Sie den gewüschten Gesamtstatus aus, Sie haben die Wahl zwischen.

  2. In Ordnung

  3. Kritisch
  4. Ungültig

  1. Nach dem Abschluss mit [Speichern|Dokument] hat das Dokument den gewählten Bewertungsstatus.

Reporting

Wenn Sie die Inhalte des AV-Vertrags festgelegt haben, können Sie sich den erstellten Vertrag über die Reporting-Funktion als PDF (1) oder als Word-Dokument (2) exportieren.

Einen Report mehrerer AVs können Sie sich über den Berichtsassistenten ausgeben lassen.

Sichtbarkeit - Auffindbarkeit

Wenn Sie Ihre AV nicht finden und auch in der Liste nicht sehen können liegt es sehr wahrscheinlich an den Filtereinstellungen, näheres dazu in unserem Kapitel Filter.