AV¶

Im AV-Modul können Sie abgeschlossene und künftige Auftragsdatenverarbeitungsverträge dokumentieren und prüfen.

Sie können sich außerdem für Audits oder Kontrollen der Aufsichtsbehörden eine Übersicht der Auftragsdatenverarbeitungsverhältnisse (Report-Funktion) erstellen.

Zum AV-Modul gelangen Sie über das Seitenmenü oder im Abschnitt der AV-Übersicht.

Anlage mit Vorlage: AV-Kurzliste¶

Eine Neuanlage können Sie über den [+] Button vornehmen.

Wenn Sie Ihre AV-Verträge nur zu Dokumentations-, Prüfungs- und Berichtszwecken im AV-Modul hinterlegen wollen, wählen Sie im ersten Schritt die Vorlage AV-Kurzliste.

Wenn Sie das AV-Modul auch zur Generierung von AV-Inhalten nutzen möchten, verwenden Sie bitte die Vorlage GDD-Vorlage.

Im nächsten Schritt des Anlageassistenten wählen Sie das Auftraggeber-Unternehmen, dies kann sowohl ein internes, als auch ein externes Unternehmen sein. Wenn Sie ein neues externes Unternehmen anlegen müssen, können Sie das über den [+]-Button tun.

Im nächsten Schritt wählen Sie die zuständige Abteilung aus.

Hinweis

Falls Sie ein externes Unternehmen, als Auftraggeber, gewählt haben entfällt dieser Schritt.

Nun wählen Sie noch das Auftragnehmer-Unternehmen aus, dies kann wieder ein externes oder ein internes Unternehmen sein. Wenn Sie ein neues externes Unternehmen anlegen müssen, können Sie das über den [+]-Button tun.

Hinweis

Falls Sie mehrere Unternehmen in Ihrem Mandanten verwalten und einen AV-Vertrag zwischen zwei internen Unternehmen anlegen, wird dieser nach der Anlage in beiden Unternehmen angezeigt.

Im letzten Schritt können Sie die Strukturdaten der AV bearbeiten.

Hinweis

Falls ein gerade angelegtes AV-Modul nicht aufgelistet wird sollten Sie zunächst die Filtereinstellungen kontrollieren. Hier sollte die Abteilung, in der soeben das AV-Modul angelegt wurde aktiviert sein.

Anlage mit Vorlage: AV nach GDD¶

Wenn Sie das AV-Modul zur Generierung einer Auftragsdatenverarbeitung nutzen wollen, können Sie die Vorlage "AV-Vorlage nach GDD-Muster" nutzen. Hier können Sie sich einen AV-Vertrag Schritt für Schritt, nach der Mustervorlage der "Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V." (GDD), erstellen. Diese Muster stehen in den Sprachen deutsch, englisch und französisch zur Verfügung.

Nach Anlage der AV arbeiten Sie die 13 Punkte durch, indem Sie die Vorgaben an die eigenen Vertragsinhalte anpassen. Beachten Sie dabei nicht nur die auszuwählenden Inhalte, sondern auch die Textfelder, damit Sie nach Abschluss keine vorformulierten Musterangaben in den fertigen Inhalten übrig haben.

Hinweis

Falls ein gerade angelegtes AV-Modul nicht aufgelistet wird, sollten Sie zunächst die Filter Einstellungen kontrollieren. Hier sollte die Abteilung, in der soeben das AV-Modul angelegt wurde, aktiviert sein.

Bewertung einer AV¶

Um eine Auftragsdatenverarbeitung zu bewerten führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie zuerst auf das Daumen-Symbol in der Zeile der Strukturdaten.

Dort wählen Sie den gewünschten Gesamtstatus aus, Sie haben die Wahl zwischen.

Unvollständig
In Ordnung
Ungültig
Unbekannt

Nach dem Abschluss mit [Speichern|Dokument] hat das Dokument den gewählten Bewertungsstatus.

AV löschen/archivieren¶

Auftragsdatenverarbeitungsverträge können nicht gelöscht aber archiviert werden. Es können jedoch Dateien die zu AVs oder anderen Dokumenten in PRIVACYSOFT hochgeladen worden sind endgültig gelöscht werden, mehr dazu unter Anhänge.

Für eine Archivierung gehen Sie in den Bearbeitungsmodus über das Dreipunktmenü in der Listenansicht oder im Dokument selbst über das (Stift-Symbol):

und stellen Sie dort den Dokumentenstatus von "aktiv" auf "archiviert".

Reporting¶

Wenn Sie die Inhalte des AV-Vertrags festgelegt haben, können Sie sich den erstellten Vertrag über die Reporting-Funktion als PDF (1) oder als Word-Dokument (2) exportieren.

Einen Report mehrerer AVs können Sie sich über den Berichtsassistenten ausgeben lassen.

Sichtbarkeit - Auffindbarkeit¶

Wenn Sie Ihre AV nicht finden und auch in der Liste nicht sehen können liegt es sehr wahrscheinlich an den Filtereinstellungen. Näheres dazu finden Sie in unserem Kapitel Filter.