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ACC - Nachweispflichten

Im ACC-Module (Accountability = Nachweispflichten) können Sie die nachzuweisenden Dokumentationspflichten nach Art. 5 Absatz 1 DSGVO anlegen. Wörtlich steht dazu in Art. 5 Satz 2 DSGVO:

Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können ("Rechenschaftspflicht").

Es geht dabei um die Themen der Betroffenenrechte, Einhaltung der Speicherbegrenzung, rechtmäßige Verarbeitung von personenbezogenen Daten, Zweckbindung, Datenminimierung sowie Integrität und Vertraulichkeit.

Sie können dazu vorausgefüllte Vorlagen verwenden und diese an die eigenen Prozesse angleichen, sowie interne Prozesse als Dokumente hinzufügen.

Anlage

Wenn Sie eine ACC anlegen wollen wechseln Sie in das ACC-Modul und starten dort über den [+] Button die Anlage

Im Anlageassistenten wählen Sie das zugehörige Unternehmen und die anzulegende Vorlage aus.

Im letzten Schritt können Sie die zuständige Abteilung und den zuständigen Kontakt, sowie die Bezeichnung der Nachweispflicht abändern.

Hinweis

Falls ein gerade angelegtes ACC-Modul nicht aufgelistet wird sollten Sie zunächst die Filter Einstellungen kontrollieren. Hier sollte die Abteilung, in der soeben das ACC-Modul angelegt wurde aktiviert sein.

Bewertung einer ACC

Um eine ACC zu bewerten führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Klicken Sie zuerst auf das Daumen-Symbol in der Zeile der Strukturdaten.

  1. Dort wählen Sie den gewüschten Gesamtstatus aus, Sie haben die Wahl zwischen.

  2. Unbekannt

  3. Erfolgreich geprüft
  4. Bitte überprüfen
  5. NICHT in Ordnung

  1. Nach dem Abschluss mit [Speichern|Dokument] hat das Dokument den gewählten Bewertungsstatus.

Zusatzwerte

Im Kopf der Nachweispflicht können Sie Schlagwörter und Verknüpfungen mit der Nachweispflicht verbinden. Sie können sich hier auch den Überblick über die Dateianhänge verschaffen, einen Report erstellen, die Bewertung vornehmen und die Strukturdaten der Nachweispflicht überarbeiten.

Sichtbarkeit - Auffindbarkeit

Wenn Sie Ihren ACC nicht finden und auch in der Liste nicht sehen können liegt es sehr wahrscheinlich an den Filtereinstellungen, näheres dazu in unserem Kapitel Filter.

ACCs bearbeiten - archivieren/löschen

Alle Angaben die Sie bei der Anlage einer ACC gemacht haben können Sie im Nachhinein wieder ändern. Wählen Sie dazu in der Kopfleiste das Stift-Symbol und Sie werden, äquivalent zu Anlage, erneut durch den Bearbeitungs-Assistenten geführt. Dort können Sie auch den Status der ACC von aktiv auf archiviert setzen, wenn Sie die ACC aus dem Verzeichnis entfernen wollen. Eine konkrete Löschung ist nicht vorgesehen, um den alten Stand der Dokumentation immer parat zu haben.

Reporting

Einen Report über eine, oder mehrere Nachweisplfichten können Sie sich über den Berichtsassistenten ausgeben lassen.