ACC - Nachweispflichten¶

Im ACC-Modul können Sie die Dokumentationspflichten nach Art. 5 Absatz 1 DSGVO anlegen.

Gemäß Art. 5 Satz 2 DSGVO ist der Verantwortliche für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können. Dies wird auch als 'Rechenschaftspflicht' bezeichnet.

Es geht um die Rechte der Betroffenen, die Begrenzung der Speicherung, die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten, die Zweckbindung, die Datenminimierung sowie die Integrität und Vertraulichkeit.

Sie können vorausgefüllte Vorlagen verwenden und an Ihre eigenen Prozesse anpassen sowie interne Prozesse als Dokumente hinzufügen.

Anlage¶

Um eine ACC anzulegen, wechseln Sie bitte in das ACC-Modul und starten Sie die Anlage über den [+] Button.

Im Anlageassistenten wählen Sie das zugehörige Unternehmen und die anzulegende Vorlage aus.

Im letzten Schritt können Sie die zuständige Abteilung und den zuständigen Kontakt, sowie die Bezeichnung der Nachweispflicht abändern.

Wenn ein neu angelegtes ACC-Modul nicht aufgelistet wird, überprüfen Sie zunächst die Filter Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Abteilung, in der das ACC-Modul angelegt wurde, aktiviert ist.

Bewertung einer ACC¶

Um eine ACC zu bewerten führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie zuerst auf das Daumen-Symbol in der Zeile der Strukturdaten.

Dort wählen Sie den gewüschten Gesamtstatus aus, Sie haben die Wahl zwischen.

• Unvollständig
• In Ordnung
• Ungültig
• Unbekannt

Nach dem Abschluss mit [Speichern|Dokument] hat das Dokument den gewählten Bewertungsstatus.

ACC löschen/archivieren¶

ACCS können nicht gelöscht werden, sondern nur archiviert. Dateien, die zu ACCS oder anderen Dokumenten in PRIVACYSOFT hochgeladen wurden, können jedoch endgültig gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unterAnhänge.

Um eine Archivierung durchzuführen, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Dies können Sie entweder über das Dreipunktmenü in der Listenansicht oder im Dokument selbst über das Stift-Symbol tun.

Stellen Sie dort den Dokumentenstatus von "aktiv" auf "archiviert".

Zusatzwerte¶

Im Kopf der Nachweispflicht können Sie Schlagwörter und Verknüpfungen mit der Nachweispflicht verbinden. Hier können Sie den Überblick über die Dateianhänge behalten, einen Report erstellen, Bewertungen vornehmen und die Strukturdaten der Nachweispflicht überarbeiten.

Sichtbarkeit - Auffindbarkeit¶

Wenn Sie Ihren ACC nicht finden können oder er nicht in der Liste angezeigt wird, liegt dies höchstwahrscheinlich an den Filtereinstellungen. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Kapitel zum Thema Filter.

ACCs bearbeiten - archivieren/löschen¶

Alle Angaben, die Sie bei der Anlage einer ACC gemacht haben, können Sie im Nachhinein ändern. Klicken Sie dazu in der Kopfleiste auf das Stift-Symbol. Sie werden dann erneut durch den Bearbeitungs-Assistenten geführt. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, den Status der ACC von aktiv auf archiviert zu setzen, wenn Sie die ACC aus dem Verzeichnis entfernen möchten.

Reporting¶

Einen Report über eine, oder mehrere Nachweispflichten können Sie sich über den Berichtsassistenten ausgeben lassen.