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Benutzer

Um die Benutzereinstellungen zu öffnen, gehen Sie im Administrationsbereich auf "Benutzer". Wie Sie in den Adminitrationsbereich gelangen wird hier beschrieben.

Eine Neuanlage können sie mit dem "+ Neu" Symbol oben links starten.

Anschließend geben Sie die Daten im ersten Schritt des Anlageassistenten ein. Bitte beachten Sie, dass die mit einem Stern markierten Felder Pflichtfelder sind.

Nun können Sie ihrem Benutzeraccount eine oder mehrere Rollen zuordnen. Dabei teilen sich die Benutzerrollen in fachliche und administrative Rollen ein.

Fachliche Rollen:

Gast

Als Gast können Sie nur die Dokumente bearbeiten für die Sie eingeladen wurden.

Assistent*in

Die Assistent*innen besitzen Leserechte und können Berichte anfordern.

Redakteur*in

Die Redakteur*innen können Dokumente bearbeiten speichern, neu anlegen und zur Bearbeitung einladen.

Datenschutzkoordinator*in (DSK)

Die Datenschutzkoordinatorinnen (DSK) haben alle Rechte der Redakteurinnen und können zusätzlich die Strukturdaten bearbeiten.

Datenschutzbeauftrage/r (DSB)

Die Datenschutzbeauftragen (DSB) haben alle Rechte der Datenschutzkoordinator*innen (DSK) und können zusätzlich Dokumente bewerten.

Administrative Rollen

Schulungskoordinator*in

Schulungskoordinator*innen haben Zugriff auf die Schulungsadministration.

Administrator*In

Administratorinnen haben Zugriff auf das komplette Administrations Menü. Dies beinhaltet die Bearbeitung vom Unternehmen, Abteilungen, Benutzerinnen, Kontakte und Schlagwörter (Tags). Sie haben außerdem Zugriff auf die Schulungsadministration, können die Liste der Vorlagen einsehen und haben eine Möglichkeit alle Dokumente ohne Filtereinstellung einzusehen.

Hinweis

Bitte weisen Sie den Benutzerinnen jeweils nur eine Fachliche Rolle zu. Wenn Sie Benutzerinnen mehrere fachliche Rollen zuordnen, tritt jeweils die schwächere Rolle in Kraft.

Im nächsten Schritt des Anlageassistenten können Sie den Benutzer*innen die entsprechenden Unternehmen zuordnen.

Als Nächstes können Sie den Benutzer*innen eine Abteilung zuordnen.

In den letzten beiden Schritten können Sie die Filteransicht der Benutzerinnen voreinstellen. Die Filteransicht können die Benutzerinnen auch jederzeit selber einstellen.

In der Benutzerübersicht sehen Sie alle gewählten Einstellungen. Sie können hier das Passwort des Benutzers ändern, eine E-Mail zur Passwort-Wiederherstellung schicken und mit "Bearbeiten" alle Daten jederzeit wieder überarbeiten.

Standardkontakt

Für jeden Benutzer wird automatisch ein Standardkontakt erstellt, im Benutzermenü können sie über die Schaltfläche "Standardkontakt" direkt zu diesem wechseln.

Benutzerkonfigurationen

Die Benutzerkonfiguration können Sie im Schnellbenutzermenü erreichen:

Sie ist aber natürlich auch über den Administrationsbereich im Benutzermenü editierbar:

Benutzeroberfläche

Hier können Sie zwischen der klassichen Benutzeroberfläche und der modernen Benutzeroberfläche hin- und herschalten.

Standardsortierung

Mit den Einstellungen der Standardsortierung können Sie die Sortierung aller Listen in den einzelnen Modulen beeinflussen. Sie können sich hier beispielsweise die zuletzt geänderten Dokumente oben anzeigen lassen mit der Option "per Änderungsdatum (absteigend)". Hier eine Übersicht der Einstellungsmöglichkeiten:

Benutzer archivieren/löschen

Sie können die Benutzer jederzeit über den Bearbeitungsmodus vom Status "Aktiv" in den Status "Archiviert" versetzen. Archivierte Benutzer können sich nicht mehr in die Software einloggen.