Gestion des participants¶

Pour gérer des utilisateurs individuels, cliquez sur l'utilisateur concerné dans la coordination de la formation. Les participants à la formation listés peuvent être filtrés à l'aide du champ de saisie sur le côté droit. Le filtre est alors appliqué à tous les champs affichés.

Création manuelle de participants¶

Outre la création manuelle de participants à une formation, il est également possible de créer des participants par lien d'enregistrement et importation CSV.

Les participants à la formation peuvent être créés de trois manières :

Que ce soit lors de la création manuelle ou de l'importation des participants à la formation, aucun mot de passe n'est encore enregistré après la création. Lors de l'importation CSV, un e-mail contenant un mot de passe peut être envoyé aux participants. Pour ce faire, sélectionnez Oui dans Informer les participants.

Les nouveaux participants à la formation seront alors informés par e-mail dans les 24 heures de leur accès au système de formation.

Si les participants à la formation connaissent leur nom de connexion, ils peuvent utiliser eux-mêmes la fonction Mot de passe oublié. Lors de l'importation CSV, le nom de connexion correspond à l'adresse e-mail.

Lors d'une importation CSV, il est également possible d'attribuer directement l'ensemble de l'importation à un groupe de formation. Lors d'une création manuelle, cela doit être fait individuellement pour chaque participant à la formation. Ce n'est que lors de l'auto-enregistrement que les participants à la formation s'attribuent immédiatement eux-mêmes le mot de passe.

Ici aussi, un enregistrement spécifique au groupe est possible, car les liens d'enregistrement peuvent être créés directement pour les groupes.

La création manuelle d'un participant à la formation est lancée en cliquant sur le bouton Nouveau.

Les participants à la formation sont définis au moins par le nom d'inscription, le prénom et le nom de famille. Le nom d'inscription doit être unique dans le domaine du mandant. Cela vaut également pour les participants à la formation archivés. Il n'est donc pas possible d'archiver un compte et de créer un nouveau compte actif avec le même nom d'inscription.

Explication des champs lors d'une nouvelle création¶

• Le statut détermine en premier lieu si une connexion au portail de formation est possible (active) ou non (archivée).
• La langue sélectionnée détermine la langue dans laquelle le portail de formation est affiché. Elle n'a actuellement aucun rapport avec la langue des formations. Si aucune langue n'est sélectionnée, c'est le réglage de la langue du navigateur qui détermine la langue dans laquelle le portail de formation est affiché. S'il n'y a pas de correspondance avec les langues supportées, l'allemand est utilisé.
• Le champ Entreprise est la seule donnée qui ne peut pas être modifiée par les participants à la formation. Sans indication d'une entreprise, les participants à la formation ne peuvent pas être différenciés par entreprise dans le rapport.

Vue détaillée des participants à la formation¶

Depuis l'aperçu des participants à la formation, il est possible de passer à la vue détaillée en cliquant sur une entrée.

Dans la vue détaillée, les données de profil des participants à la formation, les groupes de formation attribués, les formations actuellement actives ainsi que les affectations correspondantes à l'attribution de la formation sont listés.

Le menu permet de passer à l'assistant d'édition ou de définir un nouveau mot de passe pour la personne participante. Il est également possible d'envoyer ici un e-mail à la personne pour qu'elle puisse elle-même attribuer le mot de passe.

Réinitialisation du mot de passe¶

Pour réinitialiser le mot de passe des participants à la formation, deux possibilités s'offrent à vous :

Vous pouvez soit réinitialiser le mot de passe manuellement, soit envoyer un email avec le mot de passe.

Réinitialisation manuelle¶

Si vous souhaitez réinitialiser le mot de passe manuellement, allez d'abord dans la vue du profil du participant et sélectionnez « Réinitialiser le mot de passe » en haut à droite du menu Burger.

Une fenêtre de modification du mot de passe s'ouvre alors. Veuillez saisir un nouveau mot de passe contenant au moins 8 caractères, au moins une lettre minuscule et une lettre majuscule ainsi qu'un chiffre, puis enregistrez-le en cliquant sur le bouton « Enregistrer | Modifier le mot de passe ».

Envoyer un mail avec le mot de passe¶

Pour réinitialiser le mot de passe via l'e-mail de mot de passe, vous devez également passer à la vue du profil du participant. Dans ce cas, sélectionnez « PW-Email » dans le menu du burger.

Le participant reçoit ensuite un message à l'adresse e-mail indiquée dans son profil, l'invitant à modifier son mot de passe.

Archivage des participants¶

Pour archiver des utilisateurs* de formation, sélectionnez-les d'abord dans l'aperçu des participants. Pour ce faire, cliquez sur le nom de la personne que vous souhaitez archiver.

Sélectionnez le bouton Modifier pour accéder au menu d'édition.

Vous pouvez maintenant changer le statut de "Actif" à "Archivé".

La modification a été effectuée avec succès si, après l'enregistrement, vous voyez le statut Archivé' s'affiche.

Pour avoir un aperçu des participants archivés, rendez-vous sur la page Aperçu des participants et sélectionnez l'option 'Participants archivés'.

Affectation à un groupe¶

Les participants à une formation peuvent être répartis en groupes afin de simplifier la gestion de la formation.

L'affectation à un groupe peut se faire de deux manières : Directement dans la vue du profil ou sous "Groupes".

Si vous souhaitez affecter des participants à la formation à un groupe via la vue de profil, cliquez sur le symbole + dans la section « Groupes de formation affectés ».

Sélectionnez maintenant le groupe de formation souhaité ou créez-en un nouveau en cliquant sur « Créer un groupe ». Confirmez votre choix en cliquant sur Enregistrer.

Vous pouvez également aller dans l'administration sur l'onglet Groupes pour accéder à l'aperçu des groupes.

Assignation de formation¶

Pour attribuer une formation aux participants à la formation créés, il faut créer une attribution. Pour plus d'informations, voir la section Affectations.