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Entrée dans l'administration

L'accès à la gestion administrative se fait via le menu utilisateur en haut à gauche et mène directement à l'onglet "Coordination de la formation" pour obtenir un aperçu des participants actuels à la formation.

Coordination de la formation

Dans l'administration, vous avez un aperçu de tous les utilisateurs et utilisatrices du portail de formation. Vous pouvez également passer à la gestion des groupes ou à l'aperçu des formations. Vous pouvez également créer un lien d'enregistrement pour les utilisateurs ou générer un rapport. Vous pouvez également passer à la gestion des différents utilisateurs de la formation via les profils d'utilisateurs.

Participant(e)s à la formation

Pour administrer des utilisateurs individuels, cliquez sur l'utilisateur concerné dans la coordination de la formation. Les participants peuvent être filtrés à l'aide du champ de saisie sur la droite. Le filtre s'applique alors à tous les champs affichés.

Droits et rôles

Les personnes ayant le rôle d'administrateur ou de coordinateur de formation ont accès à la coordination de la formation. Les administrateurs peuvent distribuer les rôles. Les coordinateurs ne peuvent pas élever quelqu'un au rang d'administrateur ou de coordinateur.

Création de participants à une formation

Les participants à la formation peuvent être créés de trois manières différentes :

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1. la création manuelle des administrateurs/coordinateurs de formation
2. une importation des données via un import CSV
3. un auto-enregistrement des participants à la formation via un lien d'enregistrement.

Que ce soit lors de la création manuelle ou de l'importation des participants à la formation, les participants n'ont pas encore défini de mot de passe après la création. Si les participants à la formation connaissent leur nom de connexion, ils peuvent toutefois utiliser eux-mêmes la fonction "Mot de passe oublié". Lors de l'importation par CSV, le nom de connexion est identique à l'adresse e-mail.

Même lors d'une importation CSV, il est possible d'attribuer directement l'ensemble de l'importation à un groupe de formation. Lors d'une création manuelle, cette opération doit être effectuée individuellement pour tous les participants*.

Ce n'est que lors de l'auto-enregistrement que les participants à la formation* s'attribuent immédiatement eux-mêmes le mot de passe. Ici aussi, un enregistrement spécifique au groupe est possible, car les liens d'enregistrement peuvent être créés directement pour les groupes.

La création manuelle d'un participant à une formation doit être lancée via l'icône en forme de tuile en haut à gauche.

Les participants à la formation sont définis au minimum par le nom d'inscription, le prénom et le nom de famille. Le nom d'inscription doit être unique dans le domaine du mandant. Cela concerne également les abonnés archivés. Il n'est donc pas possible d'archiver un compte et de créer un nouveau compte actif avec le même nom d'inscription.

Info

Il est vivement recommandé d'indiquer une adresse e-mail, car c'est la seule qui permette aux participants à la formation* d'utiliser la fonction "mot de passe oublié" lors de l'inscription. Les mêmes règles s'appliquent aux adresses e-mail qu'aux noms d'inscription : Il ne peut y avoir qu'un seul compte par adresse e-mail.

Attribution des formations

Pour attribuer une formation aux participants* créés, il faut créer une affectation. Pour plus de détails, voir la section Affectations.

Explication des champs lors d'une nouvelle création

  • Le statut détermine en premier lieu si l'on peut se connecter au portail de formation (actif) ou non (archivé).
  • La langue sélectionnée détermine la langue dans laquelle le portail de formation est affiché. Elle n'a actuellement aucun rapport avec la langue des formations. Si aucune langue n'est sélectionnée, c'est le réglage de la langue du navigateur qui détermine la langue dans laquelle le portail de formation est affiché. S'il n'y a pas de correspondance avec les langues supportées, l'allemand est utilisé.
  • Le champ Entreprise est la seule donnée qui ne peut pas être modifiée par les participants à la formation. Si une entreprise n'est pas définie, les participants ne peuvent pas être différenciés par entreprise dans le rapport.

Participants à la formation* vue détaillée

Depuis l'aperçu des participants à la formation, il est possible de passer à la vue détaillée en cliquant sur une entrée. Dans la vue détaillée, les données de profil des participants, les groupes de formation attribués, les formations actuellement actives ainsi que les attributions de formation concernées sont listés. Le menu permet de passer à l'assistant d'édition ou de définir un nouveau mot de passe pour la personne participante. Il est également possible d'envoyer ici un e-mail à la personne afin qu'elle puisse attribuer elle-même le mot de passe.