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Releasenotes 1.20.1 Wagner

Sorti le: 08.02.21 22:00:00

Features

1. Valeurs supplémentaires pour les modules RT, MTO et ADT

Pour les modules contenant des données utilisateur, il existait déjà des valeurs supplémentaires implicites telles que uploads (pièces jointes), documents liés et mots-clés. Les données ou les documents des utilisateurs (traitements, questionnaires MOT, etc.) peuvent ainsi être enrichis de manière flexible avec d'autres données. Cela était donc implicitement déjà créé dans Privacysoft depuis longtemps, mais était en partie caché dans différents masques ou n'était pas disponible de la même manière dans tous les modules. En particulier au niveau des questions dans un document, seuls les téléchargements et les liens sélectifs (par exemple, la question RT liée à MOT) étaient possibles jusqu'à présent.

La version actuelle introduit dans le logiciel une unification et une expansion de toutes les valeurs supplémentaires existantes et nouvelles. La fonctionnalité a été élargie en particulier par la nouvelle valeur supplémentaire 'Commentaire'.

L'objectif de cette fonctionnalité est de rassembler les différentes documentations dans les modules respectifs et d'élaborer la nature holistique de la documentation. La fonction de valeur ajoutée est uniquement disponible pour l'interface "moderne". Les valeurs supplémentaires déjà existantes dans l'interface "classique" sont synchrones, mais il y a beaucoup moins d'options ou seulement celles qui existent déjà (par exemple, le téléchargement). Une expansion de la surface "classique" n'a délibérément pas eu lieu ici et n'aura pas lieu à nouveau.

Le point d'entrée_ pour toutes les valeurs supplémentaires est le champ de boutons gris foncé avec les symboles pour 'Upload', 'Link' et 'Comment' et le symbole déjà connu pour 'Keyword'. Au niveau du document, une liste de mots-clés est affichée sous le champ du bouton comme précédemment ; au niveau de la question, le même champ du bouton est utilisé, mais sans la liste des mots-clés.

Pour l'instant, les valeurs supplémentaires ne sont libérées que pour les modules Traitement (RT), Mesures techniques d'org. (MOT), Évaluation de l'impact sur la protection des données (AIPD) et Audit (ADT). Une extension pour le module Traitement des commandes (TC) sera incluse dans la prochaine version. En outre, trois autres types de valeurs supplémentaires seront ajoutés dans la prochaine version.

Dans ce qui suit, tous les types de valeurs supplémentaires sont brièvement énumérés séparément.

1.1 Mots clés

Depuis 2018, Privacysoft offre la possibilité de marquer les documents avec un 'mot-clé'. L'utilisateur peut ainsi structurer de manière flexible l'état de la documentation dans le logiciel en fonction de ses propres considérations (par exemple, le mot-clé "succursale de Bochum") ou le pondérer (par exemple, le mot-clé "risque élevé").

Pour la première fois, des étiquettes peuvent être attribuées même pour des questions individuelles dans les documents. En outre, les mots-clés peuvent être codés par couleur ou mis en évidence. Enfin, la possibilité de naviguer dans la base de données par mots-clés a également été ajoutée. Cf. "#3. Mots-clés comme aide à la navigation" ci-dessous.

1.2 Uploads / Annexes

Les 'Uploads'' ont toujours été possibles pour les documents (RT, MOT, ADT, etc.) ainsi que partiellement pour les questions. Avec la fonction de valeur ajoutée, ces éléments ont été harmonisés : le même élément de contrôle ou la même opération unifiée s'applique désormais à tous les types de documents et à toutes les questions.

L'étape de téléchargement permet de télécharger par drag-and-drop ou comme auparavant par sélection de fichier. Dans l'affichage, il est possible de passer des dossiers actifs aux dossiers archivés. En outre, les fichiers joints peuvent également être supprimés ici, à condition que l'utilisateur soit autorisé à le faire.

1.3 Liens vers des documents existants

Les "liens " permettent de lier un document à un autre document. Auparavant, cela n'était possible qu'au niveau du document, mais maintenant cela fonctionne également pour les questions dans un document. Par exemple, il est possible d'établir un lien direct entre le ou les questionnaires TOM correspondants et la question 12 d'un traitement _ "12. sécurité des données / mesures techniques et org. supplémentaires"_.

1.4 Commentaires

Entièrement nouvelle dans la version actuelle est la fonctionnalité de fournir des documents ainsi que des questions avec des 'commentaires'. Cela permet au DPD, par exemple, d'ajouter une précision à une question à laquelle il n'a pas été répondu clairement en la commentant, ou de demander à la personne qui a répondu à la question d'y répondre à nouveau. Dans le cas d'un document complet, par exemple, il est possible de montrer pourquoi il n'a pas été publié ou, éventuellement, de mettre en place un historique des modifications.

Tout utilisateur qui est autorisé à modifier le document peut également ajouter des commentaires. Toutefois, les commentaires ont un caractère éphémère et sont conçus comme un moyen de communication centré sur l'objet au sein du logiciel. C'est délibérément que les commentaires ne figurent pas dans les rapports.

2. Page d'aperçu de toutes les valeurs supplémentaires par document

Les possibilités des valeurs supplémentaires, telles que décrites ci-dessus, ayant été considérablement élargies, une nouvelle page Vue d'ensemble du document a été créée à cet effet. Cette fonction est actuellement disponible pour les modules "RT" et "MOT". Cette fonctionnalité sera intégrée à d'autres modules dans les futures versions.

L'utilisateur accède à la page Visualisation par le biais de la liste de boutons dans le coin supérieur droit, sur le bord droit avec le symbole 'Verzeichnis / Folder'. En plus d'une version abrégée des données d'en-tête, la vue offre un 'Aperçu de l'ensemble du document' et - si disponible - un 'Aperçu des questions individuelles' en dessous.

Les valeurs supplémentaires sont comptées, peuvent être éditées ici de manière centralisée et peuvent être utilisées dans une vue globale du document. En particulier lorsqu'on utilise la fonction de commentaire, cette vue est très efficace pour traiter les commentaires des questions individuelles, ce qui est idéal.

Via le menu 'Mots-clés' dans le menu des personnes, il était auparavant possible d'afficher une liste des mots-clés existants/utilisés. Cependant, il n'était pas encore possible de naviguer via les mots-clés.

Cette fonction de navigation a maintenant été ajoutée à la liste existante. En cliquant sur un mot-clé, vous ouvrez, en les regroupant par module, une liste de documents qui ont été "étiquetés" avec ce mot-clé et pour lesquels l'utilisateur est autorisé. Le document cible étiqueté est "cliquable" et s'affiche avec son nom, la société, le département et le contact responsable. La liste des mots-clés renvoie donc aux documents correspondants via plusieurs niveaux et permet ainsi de visualiser tous les documents par mot-clé lié.

4. Importation d'Excel dans le module MOT

Tous les modules offrent désormais la possibilité d'exporter les données / contenus des utilisateurs via Excel (.xlsx). En particulier pour le Module MOT, la possibilité de réimporter des contenus a été ajoutée. En plus des quatre formats de données Excel connus jusqu'à présent, le nouveau format d'exportation (générique) ('Matrix') est désormais également pris en charge. Cela signifie que, par exemple, les données peuvent être exportées d'une entreprise du même client, modifiées dans le cadre structurel du fichier Excel si nécessaire (aucune modification structurelle n'est autorisée !) et réimportées dans une autre entreprise du même client. La procédure a le même effet qu'une copie d'un MOT entre deux entreprises.

Il ne s'agit pas d'une nouvelle fonctionnalité en soi ; toutefois, la fonctionnalité existante a été adaptée au nouveau format d'exportation. Les formats d'importation existants n'ont pas changé et sont également couverts par le nouvel assistant. Pour importer un MOT, l'utilisateur sélectionne le bouton 'Import Excel' sur la première page, au début du processus d'assistance. Le fichier est d'abord vérifié sur le plan structurel et les erreurs sont signalées si nécessaire. Si aucune erreur n'est détectée, le familier "Assistant de nouvelle création " est exécuté.

5. Nouvelle fonctionnalité "Nom de connexion oublié

En plus de la fonction familière "Mot de passe oublié ", la fonction "Nom de connexion oublié " est désormais également proposée sur la page de connexion.

En pratique, il arrive parfois qu'un utilisateur ait également oublié son nom de connexion. Le 'Assistant d'accès', qui démarre après avoir cliqué sur le lien situé sous la fenêtre de connexion, demande donc d'abord le numéro de client et l'adresse électronique de l'utilisateur. Le bouton "Envoyer un e-mail" permet au système d'envoyer un e-mail à cette adresse, s'il existe un compte pour la combinaison du numéro de client et de l'adresse e-mail. En plus du numéro de client et du nom de connexion, l'e-mail contient également un lien qui peut être utilisé pour définir un nouveau mot de passe.

La même fonctionnalité peut également être trouvée dans le module de formation (facultatif), car les utilisateurs de la formation oublient souvent leurs informations de connexion ici.

6. Changement rapide de l'interface par utilisateur

Auparavant, lors de la modification de la 'Configuration de l'utilisateur | Interface', il était toujours nécessaire de relire les paramètres de l'utilisateur en se déconnectant puis en se reconnectant. Cette opération a été facilitée par le fait qu'une modification de l'interface dans l'assistant de "configuration utilisateur" prend effet en même temps, c'est-à-dire que l'interface change dès que l'utilisateur revient à la page de démarrage - sans avoir à se déconnecter et à se reconnecter.

7. Protection de la connexion par force brute

Depuis quelque temps, il existe une fonction qui permet au système d'enregistrer ou, en cas de dépassement du nombre de tentatives infructueuses, d'envoyer un courriel à l'opérateur du serveur dès qu'un utilisateur tente de se connecter plus de 10 fois sans succès.

Cette fonction a été renforcée : après 3 connexions incorrectes, le compte utilisateur concerné sera bloqué pendant 15 minutes pour toute nouvelle connexion. Une fois les 15 minutes écoulées, une nouvelle tentative de connexion est possible. Les "attaques" prennent donc beaucoup plus de temps ou se déroulent plus lentement. Cette protection sert à la sécurité des données de documentation stockées dans Privacsoft et n'a pas pour but d'ennuyer qui que ce soit!

Les utilisateurs valides qui ont simplement oublié leur mot de passe sont invités à sélectionner le lien Mot de passe oublié. Il est ainsi possible de déverrouiller immédiatement un compte verrouillé avec un nouveau mot de passe.

Correction de bogues

1. Ticket, envoi multiple

Dans le module Ticket (TICK), dans des circonstances très spécifiques, le même lien de connexion pourrait être envoyé plusieurs fois à tous les utilisateurs invités. Aucun problème de sécurité ne s'est posé, mais le premier utilisateur invité a "brûlé" le lien, c'est-à-dire que les autres utilisateurs invités ne pouvaient plus appeler le lien. Le problème a été résolu en donnant à chaque utilisateur invité potentiel un lien de connexion différent / propre.

2. Sélection multiple dans VV, pas de changement de timbre

Dans certaines circonstances, il pouvait arriver qu'une modification soit enregistrée dans le module Traitements (VV) lorsque des sélections multiples étaient effectuées, mais que l'utilisateur ayant effectué la modification ne soit pas enregistré correctement. Cela a maintenant été corrigé.

3. Étendre le ticket par le biais du DPD

Dans certaines conditions, il peut arriver que la prolongation d'un billet ne soit pas possible, même pour un OPH. Cela a été rectifié.

4. Commentaires dans le rapport d'audit

Les commentaires sur les audits ad-hoc n'étaient auparavant pas imprimés dans le rapport respectif. Cela a maintenant été corrigé.

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