Releasenotes 1.22 Zoetler¶

Releasenotes 1.22.0¶

Freigegeben am: 03.06.22 22:00:00

Features¶

1. Neue Zusatzwerte: Maßnahmen, Systeme, Datenweitergabe, Notiz¶

Die bisherige Möglichkeit, die einfach strukturierte Daten wie „Anhänge“, „Links“, „Schlagworte“ und „Kommentare“ zu genau einem Dokument hinzuzufügen wurde deutlich erweitert. Es kamen vier neue Typen an Zusatzwerten hinzu, die auf anpassbaren Vorlagen basieren. Zum derzeitigen Stand liefern wir vier Standardvorlagen aus, welche im Weiteren detaillierter beschrieben werden.

Die neuen Zusatzwerte unterscheiden sich insofern, als dass nicht nur Möglichkeiten der Verknüpfung auf Dateien, Dokumente oder Schlagworte bieten, sondern tiefere Strukturen, die auch Fallunterscheidungen abbilden können inhaltlich zur Verfügung stehen. Damit entsprechen sie strukturell eher „normalen“ (kurzen) Fragebögen als den oben aufgeführten einfachen Zusatzwerten. Zum anderen können dieselben Zusatzwerte auch mehrfach verknüpft werden, ähnlich der Verlinkung von Hauptdokumenten untereinander.

Die Verknüpfung kann aus den Modulen VV, TOM, AV sowie ADT erfolgen. Änderungen an den Zusatzwerten sind nachträglich möglich, können jedoch auch per 'Sperre' verhindert werden. Sperren und Entsperren können jeweils die anlegende Benutzerin sowie der oder die Personen mit DSB- oder DSK-Rolle.

Im Einzelnen sind folgende vorlagen-basierte Zusatzwerte hinzugekommen bzw. damit können neue Fälle abgebildet werden.

Maßnahmen¶

Strukturierter Fragebogen, welcher die Dokumentation getroffener Schutz- oder Organisatorischer Maßnahmen sowie die für die jeweilige Maßnahme zuständigen Kontakte unterstützt. Denkbar sind hier bspw. Maßnahmen wie „Verschlüsselung der DB-Sicherung“ mit dem Type der Maßnahme „Zugriffskontrolle“ sowie der Zuständigkeit des jeweiligen administrativen Kontaktes im Unternehmen.

Systeme¶

Fragebogen, der die Dokumentation betroffener Systeme unterstützt. Es wird dadurch möglich, alle Systeme zu überblicken die Daten welche in TOMs oder AVs verarbeitet werden schnell zu übersehen. Denkbar wäre beispielsweise die die Aufzählung von einem DB-System und/oder einem CRM-System die Daten einer Verarbeitung betreffen oder enthalten. Darüber hinaus können im Fragebogen noch der / die für das System zuständige Kontakt sowie die Löschfrist für das System mit den jeweiligen Daten angegeben werden. Der Fragebogen stellt damit die Grundlage beispielsweise für ein Löschkonzept dar.

Datenweitergabe¶

Von wem Daten kommen oder an wen Daten abfließen kann in diesem Zusatzwerte-Fragebogen erhoben werden. Hierbei wird unterschieden ob die Daten an interne (andere Abteilungen im gleichen Unternehmen) oder externe Teilnehmer gehen bzw. auf welcher Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erfolgt. Insbesondere bei externen Teilnehmern wird noch zwischen sicher (innerhalb der EU) oder unsicheren Drittstaaten unterschieden. Bei unsicheren Drittstaaten wird darüber hinaus die rechtliche Vorschrift, die den Austausch ermöglicht, abgefragt. Da eine Datenweitergabe oft auf einer Auftragsverarbeitung basiert, wird optional ermöglicht diese zu verlinken.

Notiz¶

Hierbei handelt es sich um eine schlichte Textnotiz, die jeder Benutzer als Zusatzwert zu einem Dokument oder einer Frage des Dokumentes anhängen kann.

2. Liste der Zusatzwerte auf der DSM-Seite (Datenschutz-Management)¶

Im Personen-Menü, welches jedem Anwendenden rechts oben in Privacysoft zur Verfügung steht, befindet sich ein Link auf das neue Querschnitts-Modul DSM. Der Link führt auf eine neue Seite, die alle existenten neuen Zusatzwerte auflistet. Da Zusatzwerte in sich keinen Bezug zu einem Unternehmen oder einer Abteilung haben, werden alle vorhandenen Zusatzwerte angezeigt. Dokumenten (ie. VV, TOM, ADV, ADT), welche die Zusatzwerte verknüpfen, werden hingegen gemäß des Rechtesystem, ie. also qua der Benutzerin zugewiesenen Unternehmen aufgelistet. Fazit: Zusatzwerte sind für jeden sichtbar. Dokumente, welche Zusatzwerte verlinken, hingegen gemäß des üblichen Rechtesystems. Ebenfalls aus Gründen der Benutzerrechte ist es aus der Liste nicht möglich, die Zusatzwerte zu bearbeiten. Durch Klick auf einen Listeneintrag öffnet sich die Übersicht, welche die Inhalte des Zusatzwerts verkürzt anzeigt. Vollständiges Öffnen / Verändern von Zusatzwerten ist, gemäß des Rechtesystems, aus dem einzelnen Dokument möglich.

3. Mehrfache Verlinkung bereits vorhandener Zusatzwerte¶

Innerhalb des üblichen Rechtesystems ist es möglich, aus Dokumenten heraus auf vorhandene Zusatzwerte zu rekurrieren und diese auch mehrfach zu verlinken. Dazu gibt es links neben dem Button 'Neuanlage' die Möglichkeit ein oder auch mehrere vorhandene Zusatzwerte auszuwählen und die mit dem aktuellen Dokument bzw. der aktuellen Frage zu verknüpfen.

4. Kopie- und Multi-Kopie¶

Für die Module VV und TOM existiert nunmehr die Möglichkeit, vorhandene Dokumente ein- oder mehrfach zu kopieren. Das Feature bietet sich insbesondere an, wenn man in einer Konzernstruktur dieselben Fragebögen für ein oder mehrere Tochterunternehmen übernehmen will.

Die Einfachkopie ist ab der Rechtegruppe 'Redakteurin', die Mehrfachkopie ab der Rechtegruppe 'Datenschutzkoordinatorin' freigeschaltet. Dazu ist für das zu kopierende Dokument aus der Liste der VVs / TOMs im rechten Hilfsmenü "..." (drei Punkte) der jeweilige Punkte 'Kopie' oder 'Mehrfachkopie' zu wählen. Anschließend sind das Ziel, d.h. das Unternehmen, die Abteilung und der verantwortliche Kontakt für die Kopie auszuwählen. Bei Mehrfachkopie sind hier entsprechend mehrere Unternehmen / Abteilungen / Kontakte vonnöten. Kopien sind jeweils tiefe Kopien, d.h. es werden alle direkten Inhalte wie Fragen ggf. gegebene Antworten übernommen. Ob der vorhandene oder der aktuelle Benutzer als Beantworter übernommen werden soll, wird zudem abgefragt. Es werden jedoch keinerlei Zusatzdaten oder Anhänge o.ä. übernommen.

5. Upgrade diverser interner Bibliotheken¶

Sowohl auf Seiten des Servers wie auch für die Oberfläche wurden verschiedene Bibliotheken erneuert bzw. auf neuesten Stand gebracht. Die Ergebnisse sollten sich für die Benutzerinnen nicht direkt auswirken, bringen jedoch höhere Sicherheit bzw. Aktualität der Software mit sich.

6. Abschaltung der sogenannten “Klassischen Oberfläche”¶

Nachdem - nunmehr vor ca. 2 Jahren - die Abschaltung der “Klassichen Oberfläche” angekündigt wurde, steht ab diesem Release diese weder als Konfiguration zur Verfügung noch wird die klassische / alte Oberfläche mehr unterstützt. Eventuell vorhandene Benutzerkonfigurationen werden mit dem Release auf die aktuelle / moderne Oberfläche umgestellt. Betroffene Accounts wurden bereits vor einigen Wochen per Mail darüber informiert bzw. auf die Umstellung einzeln hingewiesen.

Fehlerbereinigungen¶

1. Schlagworte listen nur noch Dokumente qua Rechtesystem auf¶

Im Querschnittsmodul 'Schlagworte' wurden bisher alle (!) mit einem Schlagworte verknüpften Dokumente gelistet. Ein Öffnen der jeweiligen Dokumente war nicht möglich, Links wurden nur im Rahmen des Rechtesystems zur Verfügung gestellt. Dennoch bestand eine Grauzone, sofern der Dokumentenname oder der jeweils Verantwortliche Rückschlüsse aus dem Schlagwort erlaubten. Dies wurde insofern geändert, dass ab sofort nur noch, im Rahmen des Rechtesystems, der Benutzerin nur noch Dokumente der Unternehmen angezeigt werden, die der Benutzerin ohnehin zugewiesen sind.

2. Kleinere Änderungen beim Export / Re-Import von Excel-Dateien¶

Insbesondere für TOMs, konnten unter sehr speziellen Bedingungen Probleme beim Re-Import von Excel-Dateien passieren. Hier gab es kleine Änderungen und Umbenennungen. Der Umgang mit Altdaten (ie. alten Exporten) ist gewährleistet.

Releasenotes 1.22.1¶

Freigegeben am: 30.06.22 22:00:00

Features¶

1. Reporting¶

Inspiriert durch unsere Anwender haben wir auch einige Kundenwünsche in unser Reporting-System mit aufgenommen. Die einzelnen Neuerungen sind:

• Übernahme der Formation in den Freitextfeldern. Zum Beispiel werden jetzt auch Zeilenumbrüche aus der Eingabe übernommen
• Anhänge können jetzt bei allen Dokumentenarten angezeigt werden
• Sämtliche Zusatzfunktionen aus den letzten Updates (Systeme, Maßnahmen, Notizen, Datenweitergaben, Schlagwörter) können im Report im PDF Format angezeigt werden. Hier werden auch die Formateinstellungen übernommen
• Die Voreinstellungen für den Report sind nun vereinfacht. Hier finden Sie platzsparende Auswahlfelder anstatt Drop-Down-Listen

2. Zuweisung = Filter¶

Die Filtervoreinstellung wurde mit dem letzten Update aus dem Assistenten zur Benutzeranlage und Überarbeitung entfernt. Wenn einem Benutzeraccount neue Unternehmen oder Abteilungen zugewiesen werden, sind diese automatisch im Filter aktiviert.

Fehlerbereinigungen¶

• Änderung der Spracheinstellungen werden nun ohne erneutem Login direkt übernommen
• Das E-Mail-Feld der Kontakte ist kein Pflichtfeld mehr. Wenn in diesem Feld eine Eingabe gemacht wird, muss dies eine gültige E-Mail-Adresse sein
• SUB-Modul: Anpassung der Modulreiter
• Kontakte: Die Übersicht konnte bei über 100 Einträgen fehlerhaft dargestellt werden, dies ist nun repariert
• Ein Fehler in Ansicht der Zusatzfunktionen wurde nun repariert
• VV Übersicht: Beim Laden der Liste wurde diese verschoben, nachdem die Übersichtsgrafik geladen wurde, dies ist nun repariert
• TOM: Ein Fehler in der TOM Ansicht bei der Versionierung ist nun behoben