Releasenotes 1.9 Kneitinger¶

Releasenotes 1.9.0¶

Freigegeben am: 07.06.2018 03:00:00

Features¶

1. Neues Modul SUB (Submission): Meldungen durch Mitarbeitern aus dem Unternehmen (ohne Anmeldung!)¶

Der Release ermöglicht es, dass die Meldungen von Verarbeitungstätigkeiten, ACC-Durchführungen und Nachrichten an den DSB von jedem Mitarbeiter im Unternehmen ohne dass er Benutzer in PSO sein muss, erfolgen können.

D.h. jeder Mitarbeiter kann, mit einem vom DSB / DSK zur Verfügung gestellten Link, gewissermaßen anonym (ie. ohne Benutzerkennung bzw. Anmeldung in PSO) Verarbeitungen und Durchführungen von ACC-Prozessen melden. Die Nutzung dieser Funktionalität ist optional und erweitert die bisherigen Möglichkeiten. Jeder Kunde ist frei, das Meldemodul zu nutzen oder auch nicht.

Die Idee ist ein vollständig neuer Ansatz gegenüber dem bisherigen Vorgehen, dass ein DSB / DSK die entsprechenden Dokumente (VV, ACC) VORAB anlegen musste. Nun können Mitarbeiter von sich aus aktiv werden und bspw. die Verarbeitungen Ihrer Abteilung od. ACC-Durchführungen von vorhandenen Prozessen (z.B. eine Datenpanne oder ein Löschersuchen o.ä.) von sich aus an den DSB melden. Alle Meldungen erfolgen erst nach Freischaltung der entsprechenden Vorlagen in einem Unternehmen und sind dann automatisch diesem Unternehmen zugeordnet. Nach Freischaltung wird vom System ein Link erstellt, welcher aus dem Modul ALL beim Unternehmen kopiert werden kann und im Intranet des Unternehmens für alle zur Verfügung gestellt würde. Bitte achten Sie darauf: Wer den Link hat, kann neue Dokumente ins System melden, d.h. der Link ist nur für den internen Gebrauch bestimmt und sollte das Unternehmen NICHT verlassen! Wer diesen Link benutzt hat zwar keinen Zugang auf Privacysoft, jedoch können damit eben beliebig viele Dokumente angelegt werden.

Ruft ein Mitarbeiter den Link auf, wird er zu Auswahl eines der vorher freigeschalteten Dokumente, der Eingabe seines Namens sowie seiner E-Mail-Adresse aufgefordert. Im zweiten Schritt füllt er die Fragen der freigeschalteten Verarbeitung od. des ACC-Prozesses aus bzw. kann dem DSB eine Textnachricht zukommen lassen (bspw. Anfrage an DSB o.ä.). Der Prozess kann beliebig wiederholt werden, eine Anmeldung oder ein Account in Privacysoft ist dazu nicht nötig.

Für den DSB / DSK stehen anschließend alle gemeldeten Dokumente im SUB-Modul zur Voransicht und ggf. Übernahme zur Verfügung. Aus gemeldeten Roh-Verarbeitungen kann anschließend ein vollständige Verarbeitung ergänzt werden (es fehlen vorher die Abteilung und die Verantwortlichkeit für die VV) oder kann diese verwerfen / archivieren.

Das Modul ermöglicht es, schnell und ohne viel Konfiguration, große Mengen an Daten aus den Abteilungen zu erfassen - ohne vorab alle Mitarbeiter an der Software schulen zu müssen. Als kleiner Zusatzaufwand kommt die Kontrolle / Übernahme der Rohdokumente ins System auf den DSB / DSK zu. Für den Augenblick entfällt damit das Audit Modul, weil die Kachel (der Platz im Start-Menü) benötigt wird. Das Audit-Modul ist damit nicht endgültig gestrichen, wird jedoch in der momentanen Planung nicht berücksichtigt.

2. Verknüpfung aller Haupt-Dokumente über Modulgrenzen hinweg (VV, TOM, AV, ACC)¶

Ab sofort ist es möglich, Dokumente (ie Verarbeitungen etc.) der einzelnen Module mit anderen Dokumenten zu verknüpfen.

Bspw. kann es sinnvoll sein, aus einer VV auf eine AV und auf zwei TOMs zu verweisen. Im Rahmen der vorkonfigurierten Berechtigungen des Benutzer ist es dann möglich ggf. das verlinkte Dokument zu öffnen oder eben auch nicht. Bei fehlenden Rechten ist der Link ausgegraut bzw. es wird ein Sperrsymbol angezeigt. Die Funktionalität wird im derzeitigen Release nur unidirektional aufgelöst (Hauptdokument zeigt verlinkte Dokumente). Im folgenden Release werden beide Seiten befähigt, die verlinkten Dokumente zu laden (d.h. verlinkte Dokumente kennen auch Ihre Hauptdokumente).

Die Verknüpfungen werden, ähnlich den gemeinsam Verantwortlichen, oberhalb der Nutzdaten aber unterhalb der Kopfdaten bei jedem Dokument angezeigt. Es können auch jeweils mehrere Dokumente verlinkt werden. Ein Lösen der Verknüpfung ist derzeit noch nicht möglich, wird aber ebenfalls im Folgerelease nachgeliefert.

3. Vereinfachung des Kopierens von VVs und TOMs¶

Bisher waren die Kopie einer VV und einer TOM sowie deren Umwidmen in ein anderes Unternehmen / eine andere Abteilung zwei getrennte Prozesse. Dies wurde nun vereinfacht und in einen gemeinsamen Prozess verpackt. Der Aufruf erfolgt wie gehabt bei der Neuanlage und der anschließenden Auswahl Kopie einer vorhadenen VV (bzw. TOM). Daraufhin werden eben die neuen Strukturdaten (Abt., Veratwortlichkeit) per neuem Assistenten abgefragt.

4. Schulungsmodul, Excel-Export der Schulungsteilnehmer¶

Neben dem Report aller Schulungsteilnehmer mit Ihren Ergebnissen als PDF oder HTML, ist es nun auch möglich diese als Excel-Datei (XLSX) auszugeben. Dies war insbesondere für große Anzahlen an Schulungsteilnehmern wichtig und gewünscht.

5. Neuer ACC-Prozess, Datenschutzpanne¶

Zusätzlich zu den 19 vorhandenen Prozessen im ACC-Modul, wurde ein neuer Prozess ausgerollt, der strukturiert die Meldung (vgl. oben) einer Datenschutzpanne ermöglicht. Der Prozess orientiert sich am Muster der bay. Aufsichtsbehörde. Die Meldung zielt auf interne Nutzung, ggn. dem DSB und nicht direkt ggn. der Datenschutzaufsichtsbehörden. Dies ist ein optionaler (wenngleich ähnlicher) Prozess für den DSB.

6. Änderung der Sortierung im Admin-Bereich¶

Die vier Hauptmodule im Adminbereich sind nun anders angeordnet und die Reihenfolge gibt einen richtigeren Prozess vor: Unternehmen, Abteilungen, Benutzer, Kontakte. Die vorherige Sortierung war leicht verwirrend und gab nicht den sinnvollsten Prozess der Aufnahme wieder.

7. Schnellübersicht über alle vorh. Dokumente¶

Im Admin-Bereicht ist es im Sub-Modul DS-Objekte (zweite Reihe, ganz rechts) für einen Administrator möglich, sich schnell einen Überblick über alle im Mandanten vorhandenen Dokumente (VV, TOM, AV, ACC, DSFA, VOR) zu verschaffen. Berücksichtigt werden nur aktive Dokumente, oben rechts findet sich ein Zähler mit der Anzahl der Dokumente pro Modul.

8. Massen-Excel-Export für 14-Fragen wie auch 13-Fragen Verarbeitungen¶

Es ist nun auch möglich, neben den 14-Fragen VVs die (neue) 13-Fragen VV als Massen-Export via einem Excel-Dokument zu exportieren.

Fehlerbereinigungen¶

1. Filter¶

Eine Ungenauigkeit bei der Filterung von AV-Dokumeten in ALL ggn. der AV-Liste wurde bereinigt. Die Listen zeigten u.U. nicht dieselbe Anzahl an Dokumenten an, was nun der Fall ist.