RT¶

Le module VV vous permet de créer et de gérer votre liste des activités de traitement conformément à l'article 30 du RGPD. Vous accédez au module VV via le menu latéral ou dans la section de l'aperçu VV.

Annexe¶

Vous pouvez créer une nouvelle entrée en cliquant sur le bouton [+].

Dans la première étape de l'assistant de création, vous sélectionnez le modèle du traitement. Pour un nouveau RV individuel, choisissez maintenant un modèle standard pour saisir un nouveau traitement : "Activités de traitement DSGVO | Standard en français (#13v10 - recommandé)". Pour celui-ci, vous avez le choix entre la version allemande, anglaise et française. Vous disposez également de quelques modèles types remplis pour certains traitements, qu'il suffit d'adapter aux processus internes.

Dans l'étape suivante, vous pouvez définir le nom, le service et le contact responsable du traitement.

Le traitement est maintenant créé et vous pouvez remplir la description, le but, etc.

Évaluation d'une VV¶

L'évaluation de tous les documents dans Privacysoft, donc également des DP, ne peut être effectuée que par une personne ayant le rôle d'utilisateur DPD. Pour évaluer une activité de traitement, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez d'abord sur l'icône du pouce dans la ligne des données structurelles.

Là, vous choisissez le statut global souhaité, vous avez le choix entre

Incomplet
Ok
Caduque(s)
Inconnu(e)

Après avoir terminé avec [Enregistrer|Document], le document a le statut d'évaluation choisi.

Supprimer/archiver VV¶

Les traitements ne peuvent pas être supprimés mais archivés. Il est cependant possible de supprimer définitivement des fichiers qui ont été téléchargés vers des VV ou d'autres documents dans PRIVACYSOFT, pour plus d'informations, voir Annexes.

Pour un archivage, passez en mode édition via le menu à trois points dans la vue en liste ou dans le document lui-même via le (symbole du crayon):

et y faire passer le statut du document de "actif" à "archivé".

Copier VV¶

Pour copier une activité de traitement, suivez les étapes suivantes :

Démarrez le module VV. Là, dans votre liste d'activités de traitement, vous pouvez cliquer sur le smybol à trois points pour l'activité de traitement à copier et choisir ensuite l'option "Copier".

Donner un nom à la copie et cliquer sur continuer.

Sélectionnez maintenant le service et les responsables respectifs de l'activité de traitement, cliquez à nouveau sur suivant.

Avant de cliquer sur Enregistrer, vous devez encore choisir si le créateur du document original doit être conservé.

Création d'une analyse d'impact sur la protection des données¶

Si vous atteignez une valeur critique (rouge) au point 13 de l'évaluation des risques ou si le traitement figure sur la liste noire des autorités de contrôle, une analyse d'impact sur la protection des données doit être effectuée. Vous lancez l'installation en cliquant sur l'icône DSFA en haut à droite :

Vous trouverez plus de détails sur la création d'une DSFA dans la section Analyse d'impact relative à la protection des données.

Visibilité - Trouvabilité¶

Si vous ne trouvez pas votre VV et que vous ne pouvez pas le voir dans la liste, cela est très probablement dû aux paramètres du filtre, plus de détails dans notre chapitre Filtre.

Valeurs supplémentaires pour le module VV¶

Vous avez la possibilité d'enrichir votre activité de traitement avec des données supplémentaires ou de les relier entre elles.

Le point d'entrée de ces valeurs supplémentaires est le champ gris foncé du bouton :

C'est ici que se trouvent les icônes pour les mots-clés, les pièces jointes, les liens et les commentaires. Au niveau des documents, les mots-clés sont représentés en dessous du champ de boutons, au niveau des questions, le même champ de boutons est utilisé, mais avec en plus un bouton pour les mots-clés.

Reporting¶

Vous pouvez obtenir un rapport sur un ou plusieurs VV en utilisant l'assistant de rapport.