MOT¶

Vous pouvez accéder au module TOM via le menu latéral ou dans la section de l'aperçu TOM.

Annexe¶

Dans la première étape, vous pouvez choisir pour quelle entreprise dle questionnaire TOM doit être créé et sélectionner le modèle du questionnaire. Les questionnaires "court" (45 questions), "moyen" (128 questions) et "long" (379 questions) sont disponibles en allemand et en anglais. Une autre nouveauté est le questionnaire "Auto-contrôle TOM recommandé" (232 questions) qui s'appuie sur le modèle de bonnes pratiques de l'Office bavarois de surveillance de la protection des données. Il permet également de définir le statut de validation, le statut du document et la période de validité.

L'étape suivante vous permet de définir le nom du questionnaire TOM, ainsi que de déterminer le service et le contact compétent. En cliquant sur Enregistrer | Quitter, le questionnaire TOM est créé et vous pouvez répondre aux questions et les évaluer, à condition que votre utilisateur soit affecté au groupe de droits correspondant.

Dès que le questionnaire TOM a été créé, vous pouvez répondre aux questions. Cliquez sur les questions pour commencer à y répondre. Pour les délégués à la protection des données, un champ pour l'évaluation avec un champ de texte libre est ici défini.

Évaluation d'une TOM¶

Pour évaluer une TOM, suivez les étapes suivantes:

Cliquez d'abord sur l'icône du pouce dans la ligne des données structurelles.

Vous y sélectionnez le statut global souhaité, vous avez le choix entre.

• Incomplet
• Ok
• Caduque(s)
• Inconnu(e)

Après avoir terminé avec [Enregistrer|Document], le document a le statut d'évaluation choisi.

MTO supprimer/archiver¶

Les catalogues TOM ne peuvent pas être supprimés mais archivés. Il est cependant possible de supprimer définitivement des fichiers qui ont été téléchargés vers TOM ou d'autres documents dans PRIVACYSOFT, plus d'informations sous Pièces jointes.

Pour un archivage, entrez dans le mode d'édition via le menu à trois points dans la vue en liste ou dans le document lui-même via le (symbole du crayon):

et y faire passer le statut du document de "actif" à "archivé".

MOT copier¶

Pour copier une TOM, suivez les étapes suivantes:

Démarrez dans le module TOM. Là, dans votre liste de TOM, vous pouvez cliquer sur le symbole à trois points à côté de la TOM à copier et ensuite choisir l'option "Copier".

Donnez un nom à la copie et cliquez sur continuer.

Sélectionnez maintenant le service et les responsables respectifs de l'activité de traitement, cliquez à nouveau sur continuer.

Avant de cliquer sur Enregistrer, vous devez encore choisir si le créateur du document original doit être conservé.

Visibilité - Trouvabilité¶

Si vous ne trouvez pas votre questionnaire TOM et que vous ne le voyez pas dans la liste, cela est très probablement dû aux paramètres du filtre. Pour en savoir plus, consultez notre chapitre Filtres.

Reporting¶

Vous pouvez obtenir un rapport sur un ou plusieurs TOM en utilisant l'assistant de rapport.