Zuweisung von Schulungen¶

Die Zuweisungen bilden die Basis dafür, welche Schulungen Schulungsteilnehmer*innen angezeigt bekommen.

Übersicht über die Zuweisungen von Schulungen¶

Sie finden eine Übersicht über alle Zuweisungen von Schulungen im Administrationsbereich, dort klicken Sie auf das Kachelmenü in der Kopfleiste links und dort auf Zuweisungen.

In der Übersicht der Zuweisungen können Sie nun einzelne Zuweisungen editieren und auch die Benachrichtigungen an die Teilnehmenden einstellen. Mehr dazu im Abschnitt Erinnerungen im Handbuch.

Zuweisungsebenen¶

Je nach Zuweisungsebene unterteilen sich die Zuweisungen in 4 Arten:

1. Mandant: Zuweisung bezieht sich auf alle Schulungsteilnehmer*innen des Mandanten.
2. Unternehmen: Zuweisung bezieht sich auf alle Schulungsteilnehmer*innen eines Unternehmens.
3. Gruppe: Zuweisung bezieht sich auf alle Schulungsteilnehmer*innen, die Mitglied in einer Gruppe sind.
4. Schulungsbenutzer: Zuweisung bezieht sich auf einzelne Schulungsteilnehmer*innen.

Mandantenzuweisung¶

Eine Mandanten-Zuweisung gilt für alle Schulungsteilnehmer*innen im PRIVACYSOFT Mandanten. Falls Sie also die Mandanten-Zuweisung “Schulung X” aktiviert haben, bekommt jeder der Teilnehmer*innen im Mandanten die “Schulung X” zugewiesen. Dies war bisher die einzige Zuweisung in PRIVACYSOFT Training und nach der Umstellung auf PRIVACYSOFT Training 2.0 werden Sie zuerst eine Mandantenzuweisung für Ihre Teilnehmer*innen vorliegen haben. Diese müssen Sie entfernen, wenn Sie mit den anderen spezifischeren Zuweisungen die Schulungen Ihren Schulungsteilnehmer*innen zuweisen wollen. Zuweisungen können immer dort eingerichtet werden, wo Sie auch greifen. Mandantenzuweisungen können Sie also bei allen Schulungsteilnehmer*innen einrichten.

Unternehmenszuweisung¶

Eine Unternehmens-Zuweisung gilt für alle Schulungsteilnehmer*innen die dem Unternehmen zugeordnet sind, für das die Zuweisung erstellt wird. Falls Sie also die Unternehmens-Zuweisung “Schulung X” aktiviert haben, bekommt jeder der Teilnehmer*innen im Mandanten die “Schulung X” zugewiesen, der sich über den entsprechenden Unternehmens-Registrierungslink registriert hat, beim Import dem Unternehmen zugeordnet wurde oder manuell dem Unternehmen zugeordnet wurde.

Gruppenzuweisung¶

Eine Gruppen-Zuweisung gilt für alle Schulungsteilnehmer*innen im PRIVACYSOFT Mandanten die derjenigen Gruppe angehören. Dadurch können Sie auch innerhalb eines Unternehmens Zielgruppen für verschiedene Schulungstypen einrichten. Benutzerinnen und Benutzer können dabei mehereren Gruppen zugehören.

Benutzerzuweisung¶

Die einfachste Zuweisung ist die Benutzer-Zuweisung, diese weist nur der Benutzerin oder dem Benutzer eine Zuweisung zu.

Eigenschaften von Zuweisungen¶

Jede Zuweisung hat mindestens ein Anfangsdatum, ab wann diese gültig sein kann. Dieses ist beim Erstellen einer Zuweisung automatisch auf das aktuelle Datum eingestellt. Es kann optional ein Enddatum für die Zuweisung festgelegt werden. Vor dem Startdatum und nach dem Enddatum wird die Zuweisung als archiviert angezeigt und es findet keine Schulungszuweisung basierend darauf statt. Zuweisungen können auch manuell auf archiviert gesetzt werden, dann sind sie sofort ungültig und es werden keine Schulungen basierend auf diesen Zuweisungen zugewiesen.

Anlage von Zuweisungen¶

Zuweisungen lassen sich aus der Benutzer- und Gruppendetailansicht heraus anlegen. Benutzerspezifische Zuweisungen lassen sich nur aus dem jeweiligen Benutzer heraus anlegen. Für gruppenspezifische Zuweisungen gilt dasselbe, sie lassen sich nur aus der Gruppen heraus anlegen. Zuweisungen für Unternehmen lassen jedoch aus beiden Detailansichten heraus anlegen, unabhängig davon, ob der Benutzer oder die Gruppe dem Unternehmen zugeordnet ist.

Schulungsteilnehmer*innen können Schulungen über verschiedene Zuweisungen zugewiesen bekommen. Sie bekommen die Schulung solange angezeigt, bis keine aktive Zuweisung mehr auf sie zutrifft.