Teilnehmerverwaltung¶

Um einzelne Benutzer zu verwalten, klicken Sie auf den jeweiligen Benutzer in der Schulungskoordination. Die aufgelisteten Schulungsteilnehmenden können über das Eingabefeld auf der rechten Seite gefiltert werden. Der Filter wird dabei auf alle angezeigten Felder angewendet.

Manuelle Anlage von Teilnehmenden¶

Neben der manuellen Anlage von Schulungsteilnehmern besteht auch die Möglichkeit, Teilnehmende per Registrierungslink und CSV-Import anzulegen.

Schulungsteilnehmende können auf drei Wegen angelegt werden:

Sowohl bei der manuellen Erstellung als auch beim Import der Schulungsteilnehmenden wird nach der Anlage, noch kein Passwort hinterlegt. Beim CSV-Import kann eine Passwort-Mail an die Teilnehmenden geschickt werden. Wählen Sie dazu bei Teilnehmende informieren Ja aus.

Neue Schulungsteilnehmende werden dann innerhalb von 24 Stunden per E-Mail über ihren Zugang zum Schulungssystem informiert.

Wenn die Schulungsteilnehmenden ihren Anmeldenamen kennen, können sie die Funktion “Passwort vergessen” selbst nutzen. Beim CSV-Import entspricht der Anmeldename der E-Mail-Adresse. Auch bei einem CSV-Import ist direkt eine Zuweisung des gesamten Imports in eine Schulungsgruppe möglich. Bei der manuellen Anlage muss dies für jeden Schulungsteilnehmenden einzeln erfolgen. Nur bei der Selbstregistrierung vergeben die Schulungsteilnehmenden sich das Passwort sofort selbst. Auch hier ist eine gruppenspezifische Registrierung möglich, da die Registrierungslinks direkt für Gruppen erstellt werden können.

Die manuelle Anlage eines Schulungsteilnehmer wird über den Button Neu gestartet.

Schulungsteilnehmende werden mindestens durch den Anmeldenamen, Vornamen und Nachnamen definiert. Der Anmeldename muss dabei eindeutig im Bereich des Mandanten sein. Dies gilt auch archivierte Schulungsteilnehmende. Es ist also nicht möglich einen Account zu archivieren und mit demselben Anmeldenamen einen neuen aktiven Account anzulegen.

Erklärung der Felder bei einer Neuanlage¶

• Der Status bestimmt in erster Linie darüber, ob eine Anmledung im Schulungsportal möglich ist (aktiv) oder nicht (archiviert).
• Die ausgewählte Sprache bestimmt, die Sprache, in der das Trainingsportal angezeigt wird. Es hat derzeit keinen Bezug zu der Sprache der Schulungen. Wird keine Sprache ausgewählt, bestimmt die Spracheinstellung des Browsers darüber, in welcher Sprache das Trainingsportal angezeigt wird. Gibt es keine Übereinstimmung mit den unterstützten Sprachen, wird Deutsch benutzt.
• Das Feld Unternehmen ist die einzige Eingabe, die nicht von den Schulungsteilnehmenden geändert werden kann. Ohne Angabe eines Unternehmens können die Schulungsteilnehmenden im Report nicht nach Unternehmen unterschieden werden.

Schulungsteilnehmenden Detailansicht¶

Aus der Übersicht der Schulungsteilnehmenden kann durch Anklicken eines Eintrags zur Detailansicht gewechselt werden.

In der Detailansicht werden die Profildaten der Schulungsteilnehmenden, die zugewiesenen Schulungsgruppen, die aktuell aktiven Schulungen, sowie die betreffenden Zuweisungen zur Schulungszuweisung gelistet.

Über das Menü kann zum Bearbeitungsassistenten gewechselt, oder ein neues Passwort für die teilnehmende Person gesetzt werden. Hier kann auch eine E-Mail an die Person gesendet werden, damit diese das Passwort selbst vergeben werden kann.

Passwort zurücksetzen¶

Für das Zurücksetzen des Passworts von Schulungsteilnehmenden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können das Passwort entweder manuell zurücksetzen oder eine E-Mail mit dem Passwort versenden.

Manuell zurücksetzen¶

Wenn Sie das Passwort manuell zurücksetzen möchten, gehen Sie zunächst in die Profilansicht des Teilnehmenden und wählen Sie oben rechts im Burgermenü "Passwort zurücksetzen" aus.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster zur Passwortänderung. Geben Sie bitte ein neues Passwort mit mindestens 8 Zeichen, mindestens einem Kleinbuchstaben und einem Großbuchstaben sowie einer Zahl ein und speichern Sie es anschließend über den Button "Speichern | Passwort ändern".

Passwort-Mail Verschicken¶

Zur Zurücksetzung des Passworts über die Passwort-E-Mail müssen Sie ebenfalls in die Profilansicht des Teilnehmenden wechseln. Wählen Sie in diesem Fall im Burgermenü "PW-Email" aus. Der Teilnehmende erhält anschließend eine Nachricht an die im Profil angegebene E-Mail-Adresse, in welcher er dazu aufgefordert wird, sein Passwort zu ändern.

Archivierung von Teilnehmenden¶

Um Schulungsbenutzer*innen zu archivieren, wählen Sie diese zunächst in der Teilnehmerübersicht aus. Klicken Sie dazu auf den Namen der Person, die Sie archivieren möchten.

Wählen Sie den Bearbeiten-Button aus, um in das Bearbeitungsmenü zu gelangen.

Sie können nun den Status von "Aktiv" auf "Archiviert" ändern.

Die Änderung war erfolgreich, wenn Sie nach dem Speichern den Status 'Archiviert' sehen.

Um einen Überblick über die archivierten Teilnehmenden zu erhalten, besuchen Sie die Seite Teilnehmerübersicht und wählen Sie die Option 'Archivierte Teilnehmer'.

Gruppenzuweisung¶

Schulungsteilnehmende können in Gruppen eingeteilt werden, um die Schulungsverwaltung zu vereinfachen. Die Gruppenzuordnung kann auf zwei Arten erfolgen: Direkt in der Profilansicht oder unter "Gruppen".

Wenn Sie Schulungsteilnehmende über die Profilansicht einer Gruppe zuweisen möchten, klicken Sie auf das +-Symbol im Abschnitt "Zugewiesene Schulungsgruppen".

Wählen Sie nun die gewünschte Schulungsgruppe aus oder oder erstellen Sie eine neue, indem Sie auf "Gruppe erstellen" klicken. Mit Speichern bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Alternativ können Sie in der Administration auf den Reiter Gruppen gehen, um zur Gruppenübersicht zu gelangen.

Schulungszuweisung¶

Um den angelegten Schulungsteilnehmenden eine Schulung zuzuweisen, muss eine Zuweisung erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Zuweisungen.