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TOM

Zum TOM-Modul gelangen Sie über das Seitenmenü oder im Abschnitt der TOM-Übersicht.

Anlage

Im ersten Schritt können Sie auswählen für welches Unternehmen der TOM-Fragebogen angelegt werden soll und die Vorlage des Fragebogens auswählen. Dabei stehen Ihnen der Fragebogen "kurz" (45 Fragen), "mittel" (128 Fragen) und "lang" (379 Fragen) in deutsch und englisch zur Verfügung. Neu ist außerdem der Fragebogen "TOM Selbst-Check empfohlen" (232 Fragen) der sich nach der Good Pratice Vorlage des Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht richtet. Außerdem können Sie hier den Freigabestatus, den Dokumentenstatus und den Gültigkeitszeitraum festlegen.

Im nächsten Schritt können Sie die Bezeichnung des TOM-Fragebogens festlegen, sowie die zugehörige Abteilung und den zuständigen Kontakt bestimmen. Mit Speichern | Beenden wird der TOM-Fragebogen angelegt und Sie können die Fragen beantworten und bewerten, sofern Ihr Benutzer der entsprechenden Rechtegruppe zugeordnet ist.

Sobald der TOM-Fragebogen angelegt wurde, können Sie die Fragen beantworten. Klicken Sie auf die Fragen, um die Beantwortung zu starten. Für die Datenschutzbeauftragten ist hier ein Feld zur Bewertung mit Freitextfeld hinterlegt.

Hinweis

Falls ein gerade angelegtes TOM-Modul nicht aufgelistet wird sollten Sie zunächst die Filter Einstellungen kontrollieren. Hier sollte die Abteilung, in der soeben das TOM-Modul angelegt wurde, aktiviert sein.

Bewertung einer TOM

Um eine TOM zu bewerten führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Klicken Sie zuerst auf das Daumen-Symbol in der Zeile der Strukturdaten.

  1. Dort wählen Sie den gewünschten Gesamtstatus aus, Sie haben die Wahl zwischen.

  2. In Ordnung

  3. Kritisch
  4. Ungültig

  1. Nach dem Abschluss mit [Speichern|Dokument] hat das Dokument den gewählten Bewertungsstatus.

Filterung nach Bewertung in einer TOM

Wenn Sie sich in einem TOM-Fragebogen nur durch die Fragen eines bestimmten Bewertungsstatus navigieren wollen, können Sie sich dazu eine Option im Benutzermenü freischalten. Klicken Sie hierfür im Personenmenü rechts oben auf den Benutzernamen:

Dort gehen Sie im Bereich der Benutzerkonfigurationen auf Hinzufügen.

Dort können Sie den Konfigurationsschlüssel "Filterung von Fragenbewertungen" hinzufügen.

Im nächsten Schritt können Sie sich bereits einen Konfigurationswert, je nach gewünschtem anzuzeigendem Bewertungsstatus, hinzufügen. In Zukunft können Sie das dann direkt in der TOM selbst direkt einstellen.

In jeder TOM sehen Sie ab hier die Fragen nur in dem gewählten Bewertungsstatus, dies gilt auch wenn Sie sich durch die einzelnen Fragen navigieren. Sie können ab jetzt durch das neue Augen-Symbol die gewünschte gefilterte Ansicht direkt in der TOM einstellen.

TOM löschen/archivieren

TOM-Kataloge können nicht gelöscht aber archiviert werden. Es können jedoch Dateien die zu TOM oder anderen Dokumenten in PRIVACYSOFT hochgeladen worden sind endgültig gelöscht werden, mehr dazu unter Anhänge.

Für eine Archivierung gehen Sie in den Bearbeitungsmodus über das Dreipunktmenü in der Listenansicht oder im Dokument selbst über das (Stift-Symbol):

und stellen Sie dort den Dokumentenstatus von "aktiv" auf "archiviert".

TOM kopieren

Um eine TOM zu kopieren führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Starten Sie im TOM Modul. Dort können Sie in Ihrer Liste der TOM´s bei der zu kopierenden TOM auf das Drei-Punkte-Symbol klicken und anschließend die Option “Kopieren” wählen.

  1. Geben Sie der Kopie eine Bezeichnung und klicken Sie auf weiter.

  1. Wählen Sie nun die Abteilung und die jeweiligen Zuständigen der Verarbeitungstätigkeit, klicken Sie erneut auf weiter.

  1. Bevor Sie auf Speichern klicken, müssen Sie noch wählen, ob die Erstellerin oder der Ersteller des Originaldokuments beibehalten werden soll.

Sichtbarkeit - Auffindbarkeit

Wenn Sie Ihren TOM-Fragebogen nicht finden und auch in der Liste nicht sehen können liegt es sehr wahrscheinlich an den Filtereinstellungen. Näheres dazu in unserem Kapitel Filter.

Reporting

Einen Report über eine, oder mehrere TOMs, können Sie sich über den Berichtsassistenten ausgeben lassen.