Tickets und Zusammenstellungen¶
Mit dem Ticketsystem ist es Ihnen möglich Aufgaben an andere Benutzer*innen in Privacysoft per E-Mail zu übertragen. Auch Personen, die bisher keinen Benutzerzugang haben können für Aufgaben in PRIVACYSOFT eingeladen werden.
Diese erhalten mit dem Ticket einen individuellen Registrierungslink. Das neue System ersetzt damit die Einladungen zur Zusammenarbeit, die bereits in der alten Benutzeroberfläche möglich waren.
Für diese Aufgaben können Sie Zusammenstellungen von verschiedenen Dokumenten aus verschiedenen Modulen erstellen.
Diese Zusammenstellungen können dann mit einem Ticket via E-Mail an die gewünschten Adressaten versandt werden.
Erstellung einer neuen Zusammenstellung¶
Um eine neue Zusammenstellung zu erstellen, klicken Sie bitte auf das [+-Symbol].
Alternativ können Zusammenstellungen auch in einem TOM-Fragebogen, oder einer Verarbeitung über das [Post-Symbol] angelegt werden.
Ticket bearbeiten¶
Im nächsten Schritt können Sie Ihr Ticket bearbeiten. Informationen über die jeweiligen Felder entnehmen Sie bitte der Tabelle.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Bezeichnung des Tickets | Hier können Sie die Bezeichnung des Tickets eingeben. |
Beschreibung | Hier können Sie die Beschreibung des Tickets und weitere Anweisungen an die Bearbeiter eingeben. |
An | Hier können Sie Adressaten des Tickets festlegen. Dabei können Sie sowohl Personen, die bereits einen Benutzerzugang besitzen, als auch Personen ohne Zugang einladen. Personen, die bereits als Kontakt in Privacysoft angelegt sind, können direkt ausgewählt werden, aber es können auch direkt E-Mail-Adressen in das Adressatenfeld eingegeben werden. Diese Personen bekommen mit der E-Mail zum Ticket auch einen Registrierungslink zur Benutzeranlage übermittelt |
Priorität | Hier können Sie die Prioritätsstufe festlegen. Sie können zwischen niedrig, mittel, hoch, dringend und nicht angegeben wählen. |
Dokumentenstatus | Hier können Sie das Ticket archivieren oder reaktivieren |
Aufgabe | Hier können Sie die Art der Aufgabe mit den Labels Zur Information, Bearbeiten und Freigeben näher definieren |
Ticketstatus | Hier können Sie den Ticketstatus festlegen. Es stehen Ihnen die Optionen Neu, In Bearbeitung, 1. Eskalation, 2. Eskalation, Aufgelöst und Zurückgezogen zur Verfügung. |
Zusammenstellung | Übersicht über die Zusammenstellung |
Um eine neue Zusammenstellung zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen im Bereich Zusammenstellung.
Zusammenstellung erstellen¶
Wählen Sie das Modul aus, aus dem Sie die Dokumente zusammenstellen wollen. Dabei können Sie auch Dokumente aus mehreren Modulen zusammenstellen.
Wählen Sie nun in dem ausgewählten Modul ein Dokument aus, das Sie der Zusammenstellung hinzufügen wollen.
Nun können Sie die Fragen zur Zusammenstellung auswählen. Diese können Sie per Drag and Drop ziehen oder mit dem Auswahlkästchen selektieren und mit den Pfeilen > in den Teilfragebogen verschieben.
Erstellung eines weiteren Teilfragebogens¶
Über den [+]-Button können Sie einen weiteren Teilfragebogen zur Zusammenstellung hinzufügen.
Verfahren Sie mit dem neuen Teilfragebogen wie in den bereits gezeigten ersten Schritten.
Finalisierung des Tickets¶
Wenn Sie nun Ihre Zusammenstellung fertig gestellt haben, können Sie diese speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt noch weiter zu bearbeiten oder direkt ein Ticket mit der Zusammenstellung erstellen.
Sobald Sie das Ticket gespeichert haben, können Sie das Ticket per E-Mail versenden. In der Übersicht über die erteilten Aufgaben, können Sie den Bearbeitungsstatus der Zusammenstellung einsehen.
Einladungen¶
Den Status Ihrer versendeten Einladungen können Sie über das Menü und dem Punkt Einladungen überprüfen.
