Tickets und Aufgaben¶

Mit dem Ticketsystem ist es Ihnen möglich, Aufgaben an andere Benutzer*innen in PRIVACYSOFT per E-Mail zu übertragen. Auch Personen, die bisher keinen Benutzerzugang haben, können für Aufgaben in PRIVACYSOFT eingeladen werden. Diese erhalten mit dem Ticket einen individuellen Registrierungslink, mit dem Sie sich einen Gastzugang erstellen können, der nur einen Zugriff auf die zugeteilten Aufgaben ermöglicht. Der Benutzerzugang mit der Rolle "Gast" einer eingeladenen Person, kann von einer Person mit Administratorrechten jedoch jederzeit auf eine Rolle mit Vollzugriff aufgewertet werden.

Für diese Aufgaben können Teile von Dokumenten oder ganze Dokumente aus den Modulen "VV", "TOM" und "Audit" zusammengestellt werden.

Diese zusammengestellten Aufgaben können dann mit einem Ticket via E-Mail an die gewünschten Adressaten versandt werden.

Zusammenstellung einer neuen Aufgabe¶

Um zur Übersicht der Aufgaben zu kommen, gehen Sie über das Personenmenü rechts oben zum Abschnitt Aufgaben.

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie bitte auf das [+-Symbol].

Alternativ können Zusammenstellungen auch in einem TOM-Fragebogen, einer Verarbeitung oder einem Audit über das [Post-Symbol] angelegt werden.

Im ersten Schritt der Zusammenstellung der Aufgabe wählen Sie aus, aus welchem Modul Sie ein Dokument-, oder Teile eines Dokuments hinzufügen möchten:

Im zweiten Schritt können Sie alle, oder einzelne Fragen per Markierung und den Pfeil-Buttons oder per Drag & Drop in einem Teilfragebogen zusammenfügen und diesen benennen. Er wird dann automatisch zur Aufgabe hinzugefügt.

Anschließend können Sie über das [+]-Symbol (1) einen weiteren Teilfragebogen aus einem Dokument zur Aufgabe hinzufügen oder die Aufgabe weiter editieren über das [Zahnrad]-Symbol (2).

Wenn Sie die Aufgabe fertig zusammengestellt haben, können Sie diese speichern, um Sie selbst zu bearbeiten oder zu einem späteren Zeitpunkt mit einem Ticket zu verschicken, oder direkt ein Ticket erstellen.

Ticket erstellen¶

Im nächsten Schritt können Sie Ihr Ticket bearbeiten. Informationen über die jeweiligen Felder entnehmen Sie bitte der Tabelle.

Feld	Beschreibung
`Bezeichnung des Tickets`	Hier können Sie die Bezeichnung des Tickets eingeben.
`Bemerkung`	Hier können Sie eine Bemerkung zum Tickets hinzufügen, um weitere Anweisungen an die Bearbeiter einzugeben.
`An`	Hier können Sie Adressaten des Tickets festlegen. Dabei können Sie sowohl Personen, die bereits einen Benutzerzugang besitzen, als auch Personen ohne Zugang einladen. Personen, die bereits als Kontakt in PRIVACYSOFT angelegt sind, können direkt ausgewählt werden, aber es können auch direkt E-Mail-Adressen in das Adressatenfeld eingegeben werden. Wenn Sie einen Gast per E-Mail einladen wollen, bestätigen Sie die eingegebene E-Mail-Adresse mit der Eingabe-Taste. Diese Personen bekommen mit der E-Mail zum Ticket auch einen Registrierungslink zur Benutzeranlage übermittelt.
`Ticketstatus`	Hier können Sie das Ticket archivieren oder reaktivieren.
`Offen`	Hier sehen sie den Bearbeitungsstatus, sobald das Ticket erstellt ist, kann es von der eingeladenen oder der erstellenden Person geschlossen werden. Bei einer Änderung dieses Status von einer Seite, wird die andere beteiligte Person per E-Mail über die Statusänderung benachrichtigt.
`Versandte Benachrichtigungen`	Sobald sie das Ticket zum ersten Mal versendet haben, sehen Sie hier die Anzahl und das Datum des letzten Versands.
`Aufgaben`	Übersicht über die zusammengestellten Aufgaben. Wenn Sie noch keine Aufgabe erstellt haben, klicken Sie auf Erstellen, um eine Aufgabe zusammenzustellen.